Отчетность за работников в 2025 году

Наличие работников — это не только помощь в бизнесе, но и серьезная обязанность перед государством. И это практически не зависит от того, на какой системе налогообложения работает бизнес. Если есть сотрудники, придется сдавать обязательную отчетность. Причем под сотрудниками / работниками в этом контексте понимаются не только те люди, кто принят в штат по трудовому договору. Это также физлица, привлеченные по гражданско-правовым договорам. Закон обязывает нанимателя удерживать НДФЛ с выплат им, платить взносы на их страхование из денег бизнеса. И, конечно, и отчитываться в контролирующие органы даже при разовых отношениях.

На практике именно сопутствующая привлечению работников отчетность составляют основную «бумажную» нагрузку на бизнес. Даже если компания применяет льготный режим налогообложения, формы отчетности за работников остаются в полном объеме.

Примечание. Проще всего в этом смысле тем, кто перешел на Автоматизированную УСН. Этот режим освобождает от необходимости представлять расчет по страховым взносам и 6-НДФЛ. Ведь обязательные платежи за персонал считает не работодатель, а банк. Также нет необходимости представлять отчет по взносам на травматизм, поскольку они отчисляются в фиксированном размере.

Куда и как отчитываются организации и ИП с сотрудниками

До наступления 2023 года отчетность за работников подавалась в 3 разные инстанции:

1. Отчетность в ИФНС (Налоговая служба);
2. Отчетность в ПФР (Пенсионный фонд);
3. Отчетность в ФСС (Фонд социального страхования).

Но в 2023 году произошло объединение ПРФ и ФСС. Теперь вместо них единый Социальный фонд России (СФР). Поэтому отчетность за работников полностью изменилась. Ее нужно подавать в СФР и в ИФНС.

Важно! Если представляется отчетность в отношение более чем 10 физических лиц, необходимо ее направлять в электронной форме. Если таких лиц до 10 включительно, бизнес может выбрать форму сам. Варианты: представить бумажные документы, направить их почтой или отчитаться в электронном виде.

Далее мы перечислим формы отчетности и скажем, куда и когда их нужно представлять. Это общие сроки, прописанные в законах, но они сдвигаются, если выпадают на праздники и выходные. Точные сроки на 2025 год с учетом таких сдвигов есть в нашем календаре бухгалтера.

Отчетность в ИФНС

Персонифицированные сведения о физлицах

Появился отчет «Персонифицированные сведения о физлицах». Он заменяет отмененную форму СЗВ-М и содержит личные данные застрахованных лиц.

В отличие от СЗВ-М, на смену которой и пришел этот отчет, он сдается в ИФНС. Срок сдачи — 25 число каждого месяца. То есть подать отчет за январь нужно до 25 февраля, за февраль — до 25 марта и так далее.

Расчет по форме 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ – еще один вид отчетности для работодателей. Его должны сдать все организации и ИП с работниками до 25 числа 1-го месяца следующего квартала (25 апреля, 25 июля, 25 октября). Годовая форма подается не позднее 25 февраля следующего года

Более подробно про расчет 6-НДФЛ.

Расчет по страховым взносам

Отчет сдают ИП и организации, имеющие сотрудников, оформленных по трудовому или гражданско-правовому договору и получающих доходы, облагающиеся страховыми взносами.

Обратите внимание! С 2023 года взносы за работников и лиц на ГПХ (не ИП и не самозанятых) платятся по единому тарифу. Они не делятся на пенсионные, медицинские и социальные (ВНиМ).

Отчет включает в себя сведения об уплаченных работодателем страховых взносах за своих сотрудников (кроме взносов на травматизм).

Более подробно про отчет РСВ.

Отчетность в СФР

Отчет ЕФС-1

С 2023 года отменены многие формы отчетности за работников: СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС. Про СЗВ-М мы упоминули выше — ей на смену пришел отчет с персональными сведениями, который сдают в ИФНС. Остальные отмененные формы заменяет отчет ЕФС-1.

Более подробно про ЕФС-1 читайте в этой статье.

О том, как должен отчитываться ИП, который не ведет деятельность, читайте в этой статье.

О том, как сдать нулевую отчетность ООО, читайте здесь.