Содержание
В последние дни 2022 года Правление Пенсионного фонда РФ утвердило бланк, формат и правила заполнения формы ЕФС-1. Это универсальный отчет, который с 1 января 2023 года должны представлять все работодатели. Предлагаем разобраться с этим документом, ведь подавать его предстоит уже совсем скоро.
О форме отчета
ЕФС-1 – так сокращенно называется новая форма персотчетности в объединенный Соцфонд, образованный в результате слияния ПФР и ФСС. Она содержит сведения персонифицированного учета, а также информацию о страховых взносах на травматизм. Отчет заменит 4 формы, которые отменяются с 1 января 2023 года: 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.
ЕФС-1 утвержден двумя разными постановлениями Правления ПФР, принятыми 31.10.2022:
- форма и порядок заполнения – постановлением № 245п;
- электронный формат – № 246п.
Новый ЕФС-1, помимо титульного листа, содержит 2 больших раздела. Он совмещает в себе информацию, которая представлялась в упомянутых формах, и подается в тех же случаях и с той же периодичностью. Но набор страниц будет отличаться.
Раздел 1 универсальный. В нем объединены СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.
Раздел 2 содержит сведения о страховых взносах на травматизм и профессиональные заболевания. Фактически это переработанная форма 4-ФСС. В этом разделе нужно заполнить только те таблицы, для которых имеются показатели.
Сроки подачи, состав и формат
В этой таблице показано, кто и когда сдает те или иные разделы / подразделы ЕФС-1.
Таблица 1. Сроки подачи и состав формы ЕФС-1 в разных ситуациях
В какой ситуации / кто подает | В какой срок | Состав |
---|---|---|
ЕФС-1 подается вместо СЗВ-ТД | ||
Принят / уволен сотрудник | Не позднее следующего рабочего дня (после выхода приказа или заключения / расторжения ДГПХ) | Подраздел 1, Подраздел 1.1 |
Заключен или расторгнут гражданско-правовой договор с физлицом (без статуса самозанятого или ИП) | ||
Произошло любое иное кадровое событие, кроме указанных выше, или подано заявление на выбор формы ТК | Не позднее 25 числа следующего месяца | Подраздел 1, Подраздел 1.1 |
ЕФС-1 подается вместо СЗВ-СТАЖ. Только в отношении работников, пенсионный стаж которым начисляется с особенностями (досрочная пенсия). На остальных подавать не нужно! Если таких работников нет, ЕФС-1 вместо СЗВ-СТАЖ не подается | ||
По окончании года, если есть работники, имеющие право на досрочную пенсию | Не позднее 25 января года, следующего за отчетным | Подраздел 1, Подраздел 1.2, |
Подраздел 2 | ||
ЕФС-1 подается вместо ДСВ-3 | ||
По окончании каждого квартала в отношении лиц, за которых платятся дополнительные пенсионные взносы | Не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием периода | Подраздел 3 |
ЕФС-1 подается вместо 4-ФСС | ||
По окончании квартала, полугодия, 9 месяцев и года в отношении всех лиц, работающих по трудовым договорам | Не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием периода | Раздел 2 |
Обратите внимание! Подраздел 1.3 предназначен только для государственных и муниципальных учреждений. Коммерческие компании его не заполняют.
Подробнее о кадровых событиях
Рассмотрим правила заполнения и подачи ЕФС-1 при кадровых изменениях. В таком случае его сдают в составе Подразделов 1 и 1.1. Отчет нужно представить, если вы:
- приняли работника в штат или уволили его;
- заключили или расторгли договор гражданско-правового характера с физлицом без статуса ИП / самозанятого;
- перевели сотрудника на другую постоянную работу внутри компании;
- приостановили / возобновили трудовой договор из-за мобилизации;
- сотруднику присвоена новая профессия, квалификация;
- организация меняет название;
- суд установил запрет работнику занимать должность или заниматься определенной деятельностью;
- работник подал заявление о выборе формы ТК.
Обратите внимание! С 2023 года работодатели платят социальные взносы на ВНиМ не только за работников по трудовым договорам, но и за физлиц (не ИП и не самозанятых), нанятых по договорам гражданско-правового характера (ДГПХ). В случае заключения и расторжения такого договора нужно направить ЕФС-1 в отделение единого Соцфонда, причем не позднее, чем на следующий день.
Сдавать ЕФС-1 по ДГПХ нужно, если на выплату по такому договору начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ, на оказание услуг, на авторский заказ, лицензионные и некоторые иные.
Когда подавать отчет
Абсолютно все работодатели подают отчет ЕФС-1 по окончании каждого квартала в составе Раздела 2 по взносам на травматизм вместо 4-ФСС. Некоторые одновременно с этим должны подавать Подраздел 3 по дополнительным взносам на накопительную пенсию.
Но также компаниям предстоит сдавать эту форму, если произойдут кадровые события или начнет / прекратит действовать ДГПХ.
Отчетность за 2022 год
ЕФС-1 – это форма персотчетности, которая направляется в объединенный Соцфонд за периоды с 2023 года. За 2022 год и за прошлые периоды отчитывайтесь по-старому – на прежних бланках и в прежние сроки сдачи:
- до 16 января, поскольку 15 – выходной, представьте СЗВ-М, а также СЗВ-ТД (если были кадровые события) за декабрь 2022 года;
- до 20 января – ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года;
- до 20 (25) января – 4-ФСС за 2022 год;
- до 1 марта – СЗВ-СТАЖ + ОДВ-1 за 2022 год.
Обратите внимание! Если нужно скорректировать один из прошлых отчетов в 2023 году, используйте его старую форму, действовавшую в соответствующем периоде.
Куда и в какой форме подавать
Теперь о том, куда именно подавать ЕФС-1. Он предназначен для СФР и подается в территориальное отделение нового фонда. В большинстве случаев они располагаются по тем же адресам, где ранее находились отделения ПФР. Ищите нужный адрес бывшего Пенсионного фонда.
Форма подачи ЕФС-1 зависит от числа застрахованных лиц. Если их 11 и больше, отчитаться можно только в электронном формате. При меньшем количестве физлиц можно подать документ на бумаге.
А теперь о том, как заполнить ЕФС-1 при кадровых мероприятиях.
Заполнение титульного листа
На титульном листе укажите:
- регистрационный номер. Прежде на сайте СФР была опубликована информация, что необходимо использовать номер, присвоенный ранее ПФР. Сейчас эта страница недоступна. Вместе с тем в разделе ответов на вопросы пользователей на прямой вопрос «Какой из действующих номеров (в СФР) нужно заполнять при предоставлении отчетности по форме ЕФС-1» представителями фонда дан такой ответ: «При представлении в СФР единой формы ЕФС-1 необходимо указывать регистрационный номер, который был присвоен страхователю в СФР». В итоге однозначного ответа на этот вопрос нет. Полагаем, что исходя из предыдущих разъяснений следует использовать регистрационный номер в ПФР;
- наименование компании либо фамилию, имя и отчество предпринимателя;
- главные коды – ИНН, КПП (только для организаций), основной ОКВЭД, ОГРН(ИП);
- телефона в формате 7ХХХХХХХХХ и электронную почту.
Если подаете сведения за реорганизованную компанию, являясь ее правопреемником, заполните следующий блок. Он состоит из тех же полей, кроме телефона и электронного адреса.
Подраздел 1 Раздела 1
В Подразделе 1 укажите данные физлица, по которому были кадровые изменения, а именно:
- СНИЛС;
- ФИО работника;
- дату рождения;
- ИНН;
- код категории застрахованного лица – для граждан РФ это «ГРФ», другие коды есть в таблице из п. 3.6 Порядка;
- код страны, для граждан РФ – «643».
Если таких работников несколько, заполните нужное количество листов Подраздела 1.
Подраздел 1.1
Подраздел состоит из таблицы, но перед ней есть две строки, в которых отражается информация о выборе формы трудовой книжки. Если в прошлом месяце работник подал такое заявление, то в соответствующей строке укажите его дату. Если нужно отменить ранее поданные данные о заявлении (например, ошибочные), укажите дату, а в квадратном поле «Признак отмены» – знак «Х».
В графах таблицы Подраздела 1.1 укажите:
- Номер кадрового изменения.
- Дату события.
- Код события (п. 4.4 Порядка).
- Код «РКС» / «МКС», если работаете в районе Крайнего Севера / на приравненных территориях.
- Профессию / должность (укажите квалификацию). Если отчет подается в связи с ДГПХ, графу не заполняйте.
- Код трудовой функции. Заполните графы при приеме, переводе, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора. А также при начале или окончании договора ГПХ – коды для этих событий есть в п. 4.7 Порядка.
- Причину увольнения. Внесите код причины из Приложения к Порядку, саму причину, а также статью Трудового кодекса (полностью, без сокращения).
- Название документа-основания. Например, приказ или договор подряда.
- Дата документа-основания.
- Номер того же документа (знак № не вписывайте).
- Отметку «Х», если нужно отменить ранее внесенную запись.
Скачать пример (образец) заполненного отчёта ЕФС-1 при увольнении работника
Санкции за нарушения
Отдельных штрафов за опоздание с представлением ЕФС-1 или его непредставление не установлено. Продолжают действовать нормы, по которым работодателей штрафовали ранее.
Раздел 1 подчиняется закону № 27-ФЗ от 01.04.1996. В соответствии со ст. 14, штраф за нарушения, связанные с этим разделом, составит 500 рублей за каждое застрахованное лицо. За нарушение формы отчета, то есть подачу его на бумаге вместо электронного формата, грозит штраф 1000 рублей.
Подача ЕФС-1 в составе Раздела 2 регламентируется законом № 125-ФЗ от 24.07.1998. Согласно ст. 26.30, за просрочку этой части отчета наложат штраф 5% от суммы взносов за последние 3 месяца, причем за каждый полный или не полный месяц просрочки. Штраф составит не менее 1000 рублей, но не более 30% от суммы взносов.
Подведем итоги
Мы разобрали порядок заполнения нового отчета ЕФС-1. Это отчёт, который с 2023 года нужно подавать в новый Социальный фонд. В статье вы можете скачать бланк и пример (образец) его заполнения при увольнении работника. При других кадровых событиях он будет заполняться немного иначе. Если же отчет подается не из-за кадровых изменений, а по другой причине, в нем будет совершенно другой состав подразделов.
Отчет ЕФС-1 объединил в себе данные отмененных форм. Вместе с тем появились и новые нюансы заполнения. Подавать все страницы ЕФС-1 не придется – их набор будет зависеть от ситуации. Периодичность отчетности по взносам не изменится. Меняется лишь срок представления очередных отчетов – теперь это 25-ое число, кроме отдельных случаев.