Как заполнить форму ЕФС-1: бланк и образец

*ДГПХ – договор гражданско-правового характера.

**ТД – трудовой договор.

По общему правилу, отчетные сроки сдвигаются, если последний день выпадает на выходной. По ЕФС-1 сроки сдачи в 2026 году таковы: за 1 квартал – до 27 апреля, за полгода – до 27 июля, за 9 месяцев – до 26 октября, за год – до 25 января 2027 года.

На каждую отчетную дату у разных страхователей набор разделов может отличаться. Например, если вы формируете ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года, вот какие разделы нужно заполнять:

• Раздел 2 по взносам на травматизм – всем работодателям;
• Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1 – тем, у кого в марте были кадровые события (перевод, присвоение новой профессии и другие), кроме тех, в отношении которых отчет подают не позднее следующего дня;
• Подраздел 3 Раздела 1 – тем, кто в 1 квартале перечислял за работников дополнительные страховые пенсионные отчисления.

То же самое актуально при отчете за полгода и 9 месяцев. Если нет допвзносов и кадровых событий, то включайте в отчет только Раздел 2.

Когда придет пора готовить ЕФС-1 годовой, мы расскажем о том, какие разделы нужно сдавать в его составе, более подробно. Пока же отметим, что добавится лишь информация о работниках с особым порядком исчисления стажа, если в периоде таковые были.

Далее рассмотрим порядок заполнения новой формы ЕФС-1 с 2026 года.

Титульный лист

На титульной странице данные обычно вносятся в блок «Сведения о страхователе». Но если отчет подает правопреемник, то их вписывают в блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения».

Необходимо указать:

• регистрационный номер компании в СФР. Узнать свой можно на сайте СФР;
• название организации или Ф.И.О. ИП;
• коды – ИНН / КПП (для юрлиц), ОГРН / ОГРНИП, основной ОКВЭД. Для физических лиц – код категории страхователя из п. 28 Порядка заполнения. ИП указывают «ИП01». Бизнес не должен указывать коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО;
• телефон компании – только цифры;
• адрес электронной почты.

Подраздел 1 Раздела 1

Этот подраздел подают только вместе с Подразделами 1.1, 1.2 или 1.3. Здесь указывают данные человека, в отношении которого заполняются эти подразделы, а именно:

• СНИЛС, ИНН, Ф.И.О. и дату рождения;
• его статус в поле «Статус ЗЛ». Для граждан России – «ГРФ», для других категорий код можно посмотреть в п. 38 Порядка заполнения;
• код страны в поле «Гражданство». Код России – 643. Коды других стран нужно искать в классификаторе стран мира (ОКСМ, постановление Госстандарта РФ от 14.12.2001 № 529-СТ).

Подраздел 1.1

Информация в этом разделе отражается при разных кадровых событиях.

Если ЕФС-1 подается в связи с выбором формы трудовой книжки, а точнее, при отказе работника от бумажной ТК, ставится дата подачи такого заявления. Если ранее поданные сведения нужно отменить, в соответствующей строке ставят «Х».

В таблице отражается такая информация:

1. Порядковый номер.
2. Дата кадрового события в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
3. Код кадрового события из п. 43 Порядка заполнения. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД» и так далее.
4. Код особой территории, если человек трудится на ней по ТД или ДГПХ (п. 44 Порядка заполнения). «РКС» – район Крайнего Севера, «МКС» – приравненная к нему местность. В остальных случаях не заполняется.
5. Должность, специальность либо вид работы по штатному расписанию. Тут же – структурное подразделение, если в ТД прописана работа в нем. И в этой же графе отражают Код трудового договора из п. 45 Порядка заполнения. Например, для бессрочного ТД по основному месту работы – «0», по совместительству – «1». Графа 5 не заполняется, если отчет подается в связи с заключением или прекращением ДГПХ.
6. Код выполняемой функции. Для ДГПХ дополнительно указывают код из п. 46 Порядка заполнения. Например, для договора на работы или услуги без уплаты взносов на травматизм – «ДГПХ», для договора авторского заказа без тех же взносов – «ДАВТ». Список кодов в новой форме изменен! В частности, удалены коды «НЕПД» и «НЕПН». При отмене режима неполного рабочего времени нужно заполнить отчет как для события «ПЕРЕВОД», но коды «НЕПД» или «НЕПН» теперь не указывают. Сверяйте коды с п. 46 Порядка!
7. При кадровом событии «УВОЛЬНЕНИЕ» в графе 7 нужно указать код и формулировку по ТК РФ или другому закону (номер пункта, части и статьи). Все коды есть в Приложении к Порядку заполнения. Пример: при увольнении по соглашению сторон указывают код «п1ч1с77тк».
8. Наименование документа, который стал основанием для записи (приказ, иное распоряжение или договор).
9. Дата этого документа.
10. Номер этого документа.
11. Если нужно отменить представленную прежде информацию, ставят «Х». В этом случае следует заполнить Подраздел 1.1 точно так же, как при первичной подаче. Если нужно поменять данные частично, сначала их отменяют полностью, затем подают корректирующий отчет с верной информацией.

Обратите внимание! Особые правила заполнения Подраздела 1.1 предусмотрены для случая переименования организации. Они приводятся в п. 53 Порядка заполнения.

Подраздел 1.2

Подраздел заполняется на работников, которым пенсионный стаж в отчетном году считается не по общим правилам. Например, если сотрудник работал во вредных / опасных условиях или брал отпуск за свой счет.

Перед таблицей нужно указать отчетный год. Также здесь отмечают тип сведений. Плановый отчет за прошедший год – «Исходная».

Если нужно подать форму в связи с выходом работника на пенсию, указывают тип «Назначение пенсии». В этом случае отчет подается за текущий год (межотчетный период), а после окончания года он представляется с типом «Исходная».

При корректировке или отмене сведений отмечают соответствующий тип сведений и указывают год.

В таблице Подраздела 1.2 отражают такие сведения:

1. Порядковый номер.
2. Дата начала работы.
3. Дата окончания работы.
4. Код территориальных условий из справочника, который есть в приложении к Порядку заполнения. Например, «СЕЛО» – работа в сельской местности.
5. Если в графе 4 коды «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР», «ОКУ» в графе 5 обязательно следует указать районный коэффициент в формате «X.X» или «X.XX».
6. Код из справочника кодов «Особенности исчисления страхового стажа: основание». Например, «ПОЛЕ» при работе в экспедиции.
7. Код из справочника «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения».
8. Код из справочника «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда».
9. Код из справочника «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание».
10. Время работы, которая дает право на досрочную пенсию (например, летчики, водолазы и т. д.).
11. Индивидуальный номер основного рабочего места работника по карте спецоценки условий труда. Заполняется только если рабочему месту присвоен класс 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 или 4.
12. Класс / подкласс вредности условий труда по итогам СОУТ. Заполняется только если рабочему месту присвоен класс 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 или 4.

Обратите внимание! О том, как верно отразить данные в Подразделе 1.2, сказано в пп. 54-111 Порядка заполнения.

Подраздел 1.3

Этот модуль предназначен для государственных и муниципальных учреждений. Организации коммерческой сферы его не заполняют и в отчет не включают.

Подраздел 2 Раздела 1

Подраздел подается, если заполнен Подраздел 1.2 Раздела 1 и при этом работники с особым порядком учета страхового стажа были заняты в деятельности, которая дает право на досрочную пенсию. Данные отражают в целом по всем таким работникам.

Перед таблицей вписывают год, отмечают тип сведений – исходные, отменяющие или корректирующие с указанием года. В таблице нужно указать:

1. Номер записи.
2. Наименование структурного подразделения.
3. Профессию / должность.
4. Число рабочих мест по штатному расписанию.
5. Численность работников по факту.
6. Характеристики работы и дополнительные условия труда.
7. Названия документов, которые подтверждают работу в особых условиях.
8. Код из справочника «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» (п. 146 Порядка заполнения).
9. Код позиции списков по постановлению Правительства РФ от 16.12.2014 № 665 (п. 147 Порядка заполнения).

Подраздел 3 Раздела 1

Если в отчетном периоде компания перечисляла дополнительные взносы на накопительную пенсию работников или платила их из собственных средств, нужно отразить это в Подразделе 3.

Перед таблицей указывают реквизиты платежного поручения и год, за который перечислены взносы (период уплаты).

В таблице указывают в отношении каждого лица, за которого платились допвзносы:

1. Номер по порядку.
2. Ф.И.О.
3. СНИЛС.
4. Сумму перечисленных взносов.
5. Сумму уплаченных работодателем взносов, если такие суммы были.

После таблицы подсчитывают общую сумму по платежному поручению.

Раздел 2

Раздел состоит из нескольких подразделов, но большинство страхователей заполняют только 2.1 и 2.3.

Перед первой таблицей Раздела 2 указывают:

• номер корректировки (первичная – «000»);
• код периода из вариантов, которые предложены тут же (1 квартал – 03, полгода – 06, 9 месяцев – 09, год – 12);
• отчетный год;
• среднесписочную численность работников;
• численность застрахованных от травматизма лиц;
• количество инвалидов, на выплаты которым в отчетном периоде начисляются взносы на травматизм;
• количество лиц, трудящихся во вредных / опасных условиях.

Если компания в процессе ликвидации, нужно поставить отметку «Прекращение деятельности». Если есть льготы по взносам на травматизм, отмечается поле «Льгота».

В таблице Подраздела 2.1 указывают суммовые показатели с начала года (графа 3), на конец предыдущего отчетного периода (графа 4) и за каждый из трех последних месяцев (графы 5, 6, 7). Нужно отразить:

1. Выплаченные застрахованным лицам суммы.
2. Суммы, не облагаемые взносами на травматизм.
3. Базу, то есть разницу между пунктом 1 и 2.
4. В том числе выплаты в пользу инвалидов.
5. Размер тарифа.
6. Скидку к тарифу, если применяется.
7. Надбавку к тарифу, если установлена фондом.
8. Финальный размер тарифа.
9. Суммы страховых взносов на травмы и профзаболевания, исчисленные как База х Тариф.

Подраздел 2.1.1 заполняют не все плательщики взносов, а лишь организации с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ), некоторые государственные учреждения, а также страхователи, которые начисляют взносы по нескольким основаниям. Подробно об этом модуле сказано в пп. 178-200 Порядка заполнения.

Подраздел 2.2 предназначен для тех, кто временно направляет своих работников в другие компании. Если вы относитесь к таким страхователям, рекомендуем ознакомиться с пп. 201-213 Порядка заполнения.

Подраздел 2.3 заполняют все – в нем указывают данные о медосмотрах и спецоценке условий труда на начало отчетного года. Перед таблицей вписывают:

• численность работников, которые должны проходить медосмотры, или «0», если таких нет;
• численность тех, кто прошел медосмотр – на основании актов медкомиссий.

В таблице указывают:

• в графе 3 – общее число рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена спецоценка условий труда;
• в графе 4 – число рабочих мест, по которым СОУТ проведена;
• в графах 5-11 распределяют рабочие места из графы 4 по классам условий труда.

Заполнение на примере

В ООО «Ветер» 7 штатных работников, суммарные выплаты им – по 600 000 рублей в месяц или 1 800 000 рублей за 1 квартал. СОУТ на начало 2026 года проведена по всем рабочим местам, всем присвоен 1 класс (вредных / опасных условий труда нет). Взносы на травматизм начисляются по тарифу 0,2%. Кадровых событий в марте не было. Поэтому в отчет за 1 квартал включаем только Раздел 2 по взносам на травматизм и СОУТ.

ЕФС-1 (новый) отчет по форме 2026 года – скачать образец заполнения для примера >>

Мы рассказали, как заполняется новая форма ЕФС-1 с 2026 года. Когда в отчете будут сформированы все нужные модули, на титульном листе ставится дата его создания, должность, фамилия и инициалы директора, а также его подпись.