Как заполнить форму ЕФС-1, бланк и образец

В последние дни 2022 года Правление Пенсионного фонда РФ утвердило бланк, формат и правила заполнения формы ЕФС-1. Это универсальный отчет, который с 1 января 2023 года должны представлять все работодатели. Предлагаем разобраться с этим документом, ведь подавать его предстоит уже совсем скоро.

О форме отчета

ЕФС-1 – так сокращенно называется новая форма персотчетности в объединенный Соцфонд, образованный в результате слияния ПФР и ФСС. Она содержит сведения персонифицированного учета, а также информацию о страховых взносах на травматизм. Отчет заменит 4 формы, которые отменяются с 1 января 2023 года: 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.

ЕФС-1 утвержден двумя разными постановлениями Правления ПФР, принятыми 31.10.2022:

• форма и порядок заполнения – постановлением № 245п;
• электронный формат – № 246п.

Новый ЕФС-1, помимо титульного листа, содержит 2 больших раздела. Он совмещает в себе информацию, которая представлялась в упомянутых формах, и подается в тех же случаях и с той же периодичностью. Но набор страниц будет отличаться.

Раздел 1 универсальный. В нем объединены СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.

Раздел 2 содержит сведения о страховых взносах на травматизм и профессиональные заболевания. Фактически это переработанная форма 4-ФСС. В этом разделе нужно заполнить только те таблицы, для которых имеются показатели.

Скачать бланк отчёта ЕФС-1

Сроки подачи, состав и формат

В этой таблице показано, кто и когда сдает те или иные разделы / подразделы ЕФС-1.

Таблица 1. Сроки подачи и состав формы ЕФС-1 в разных ситуациях

В какой ситуации / кто подает	В какой срок	Состав
ЕФС-1 подается вместо СЗВ-ТД
Принят / уволен сотрудник	Не позднее следующего рабочего дня (после выхода приказа или заключения / расторжения ДГПХ)	Подраздел 1, Подраздел 1.1
Заключен или расторгнут гражданско-правовой договор с физлицом (без статуса самозанятого или ИП)
Произошло любое иное кадровое событие, кроме указанных выше, или подано заявление на выбор формы ТК	Не позднее 25 числа следующего месяца	Подраздел 1, Подраздел 1.1
ЕФС-1 подается вместо СЗВ-СТАЖ. Только в отношении работников, пенсионный стаж которым начисляется с особенностями (досрочная пенсия). На остальных подавать не нужно! Если таких работников нет, ЕФС-1 вместо СЗВ-СТАЖ не подается
По окончании года, если есть работники, имеющие право на досрочную пенсию	Не позднее 25 января года, следующего за отчетным	Подраздел 1, Подраздел 1.2,
		Подраздел 2
ЕФС-1 подается вместо ДСВ-3
По окончании каждого квартала в отношении лиц, за которых платятся дополнительные пенсионные взносы	Не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием периода	Подраздел 3
ЕФС-1 подается вместо 4-ФСС
По окончании квартала, полугодия, 9 месяцев и года в отношении всех лиц, работающих по трудовым договорам	Не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием периода	Раздел 2

Обратите внимание! Подраздел 1.3 предназначен только для государственных и муниципальных учреждений. Коммерческие компании его не заполняют.

Подробнее о кадровых событиях

Рассмотрим правила заполнения и подачи ЕФС-1 при кадровых изменениях. В таком случае его сдают в составе Подразделов 1 и 1.1. Отчет нужно представить, если вы:

• приняли работника в штат или уволили его;
• заключили или расторгли договор гражданско-правового характера с физлицом без статуса ИП / самозанятого;
• перевели сотрудника на другую постоянную работу внутри компании;
• приостановили / возобновили трудовой договор из-за мобилизации;
• сотруднику присвоена новая профессия, квалификация;
• организация меняет название;
• суд установил запрет работнику занимать должность или заниматься определенной деятельностью;
• работник подал заявление о выборе формы ТК.

Обратите внимание! С 2023 года работодатели платят социальные взносы на ВНиМ не только за работников по трудовым договорам, но и за физлиц (не ИП и не самозанятых), нанятых по договорам гражданско-правового характера (ДГПХ). В случае заключения и расторжения такого договора нужно направить ЕФС-1 в отделение единого Соцфонда, причем не позднее, чем на следующий день.

Сдавать ЕФС-1 по ДГПХ нужно, если на выплату по такому договору начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ, на оказание услуг, на авторский заказ, лицензионные и некоторые иные.

Когда подавать отчет

Абсолютно все работодатели подают отчет ЕФС-1 по окончании каждого квартала в составе Раздела 2 по взносам на травматизм вместо 4-ФСС. Некоторые одновременно с этим должны подавать Подраздел 3 по дополнительным взносам на накопительную пенсию.

Но также компаниям предстоит сдавать эту форму, если произойдут кадровые события или начнет / прекратит действовать ДГПХ.

Отчетность за 2022 год

ЕФС-1 – это форма персотчетности, которая направляется в объединенный Соцфонд за периоды с 2023 года. За 2022 год и за прошлые периоды отчитывайтесь по-старому – на прежних бланках и в прежние сроки сдачи:

• до 16 января, поскольку 15 – выходной, представьте СЗВ-М, а также СЗВ-ТД (если были кадровые события) за декабрь 2022 года;
• до 20 января – ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года;
• до 20 (25) января – 4-ФСС за 2022 год;
• до 1 марта – СЗВ-СТАЖ + ОДВ-1 за 2022 год.

Обратите внимание! Если нужно скорректировать один из прошлых отчетов в 2023 году, используйте его старую форму, действовавшую в соответствующем периоде.

Куда и в какой форме подавать

Теперь о том, куда именно подавать ЕФС-1. Он предназначен для СФР и подается в территориальное отделение нового фонда. В большинстве случаев они располагаются по тем же адресам, где ранее находились отделения ПФР. Ищите нужный адрес бывшего Пенсионного фонда.

Форма подачи ЕФС-1 зависит от числа застрахованных лиц. Если их 11 и больше, отчитаться можно только в электронном формате. При меньшем количестве физлиц можно подать документ на бумаге.

А теперь о том, как заполнить ЕФС-1 при кадровых мероприятиях.

Заполнение титульного листа

На титульном листе укажите:

• регистрационный номер. Прежде на сайте СФР была опубликована информация, что необходимо использовать номер, присвоенный ранее ПФР. Сейчас эта страница недоступна. Вместе с тем в разделе ответов на вопросы пользователей на прямой вопрос «Какой из действующих номеров (в СФР) нужно заполнять при предоставлении отчетности по форме ЕФС-1» представителями фонда дан такой ответ: «При представлении в СФР единой формы ЕФС-1 необходимо указывать регистрационный номер, который был присвоен страхователю в СФР». В итоге однозначного ответа на этот вопрос нет. Полагаем, что исходя из предыдущих разъяснений следует использовать регистрационный номер в ПФР;
• наименование компании либо фамилию, имя и отчество предпринимателя;
• главные коды – ИНН, КПП (только для организаций), основной ОКВЭД, ОГРН(ИП);
• телефона в формате 7ХХХХХХХХХ и электронную почту.

Если подаете сведения за реорганизованную компанию, являясь ее правопреемником, заполните следующий блок. Он состоит из тех же полей, кроме телефона и электронного адреса.

Подраздел 1 Раздела 1

В Подразделе 1 укажите данные физлица, по которому были кадровые изменения, а именно:

• СНИЛС;
• ФИО работника;
• дату рождения;
• ИНН;
• код категории застрахованного лица – для граждан РФ это «ГРФ», другие коды есть в таблице из п. 3.6 Порядка;
• код страны, для граждан РФ – «643».

Если таких работников несколько, заполните нужное количество листов Подраздела 1.

Подраздел 1.1

Подраздел состоит из таблицы, но перед ней есть две строки, в которых отражается информация о выборе формы трудовой книжки. Если в прошлом месяце работник подал такое заявление, то в соответствующей строке укажите его дату. Если нужно отменить ранее поданные данные о заявлении (например, ошибочные), укажите дату, а в квадратном поле «Признак отмены» – знак «Х».

В графах таблицы Подраздела 1.1 укажите:

1. Номер кадрового изменения.
2. Дату события.
3. Код события (п. 4.4 Порядка).
4. Код «РКС» / «МКС», если работаете в районе Крайнего Севера / на приравненных территориях.
5. Профессию / должность (укажите квалификацию). Если отчет подается в связи с ДГПХ, графу не заполняйте.
6. Код трудовой функции. Заполните графы при приеме, переводе, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора. А также при начале или окончании договора ГПХ – коды для этих событий есть в п. 4.7 Порядка.
7. Причину увольнения. Внесите код причины из Приложения к Порядку, саму причину, а также статью Трудового кодекса (полностью, без сокращения).
8. Название документа-основания. Например, приказ или договор подряда.
9. Дата документа-основания.
10. Номер того же документа (знак № не вписывайте).
11. Отметку «Х», если нужно отменить ранее внесенную запись.

Скачать пример (образец) заполненного отчёта ЕФС-1 при увольнении работника

Санкции за нарушения

Отдельных штрафов за опоздание с представлением ЕФС-1 или его непредставление не установлено. Продолжают действовать нормы, по которым работодателей штрафовали ранее.

Раздел 1 подчиняется закону № 27-ФЗ от 01.04.1996. В соответствии со ст. 14, штраф за нарушения, связанные с этим разделом, составит 500 рублей за каждое застрахованное лицо. За нарушение формы отчета, то есть подачу его на бумаге вместо электронного формата, грозит штраф 1000 рублей.

Подача ЕФС-1 в составе Раздела 2 регламентируется законом № 125-ФЗ от 24.07.1998. Согласно ст. 26.30, за просрочку этой части отчета наложат штраф 5% от суммы взносов за последние 3 месяца, причем за каждый полный или не полный месяц просрочки. Штраф составит не менее 1000 рублей, но не более 30% от суммы взносов.

Подведем итоги

Мы разобрали порядок заполнения нового отчета ЕФС-1. Это отчёт, который с 2023 года нужно подавать в новый Социальный фонд. В статье вы можете скачать бланк и пример (образец) его заполнения при увольнении работника. При других кадровых событиях он будет заполняться немного иначе. Если же отчет подается не из-за кадровых изменений, а по другой причине, в нем будет совершенно другой состав подразделов.

Отчет ЕФС-1 объединил в себе данные отмененных форм. Вместе с тем появились и новые нюансы заполнения. Подавать все страницы ЕФС-1 не придется – их набор будет зависеть от ситуации. Периодичность отчетности по взносам не изменится. Меняется лишь срок представления очередных отчетов – теперь это 25-ое число, кроме отдельных случаев.