Какие налоги платит работодатель за работника

Люди – это живая энергия любого бизнеса, его руки и разум. Они рождают идеи, решают задачи и придают смысл всей системе. Но с привлечением работников на компанию ложится двойная ответственность: перед ними – за достойную оплату, а перед государством – за платежи в бюджет с этих денег. Предлагаем разобраться, сколько налогов и взносов платят работодатели за каждого привлеченного в помощь человека в 2025 году.

За кого и что нужно платить

Прежде чем рассказать, какие налоги платит работодатель за работника, разберемся с формами привлечения людей. Компания может:

1. Нанять человека по трудовому договору. Таких работников называют штатными, поскольку они приняты на должности, включенные в штатное расписание. Эти сотрудники выполняют набор функций на постоянной основе, имеют фиксированное рабочее место и график, регулярно получают заработную плату. В этом случае между компанией и человеком возникают трудовые отношения, они регулируются Трудовым кодексом РФ. Пример: компания приняла на работу бухгалтера для выполнения разных функций по ведению учета.
2. Нанять человека по договору гражданско-правового характера (ДГПХ) , например, по договору подряда. Речь о ситуации, когда у исполнителя нет статуса ИП или самозанятого, то есть он – обычное физическое лицо. Это отношения типа “заказчик – исполнитель”. Трудовой кодекс тут не действует, а отношения регулируются Гражданским (ГК РФ). Основное отличие – человек нанимается на проект или для исполнения конкретной задачи, а не для постоянного выполнения функций. Исполнитель не подчиняется трудовому распорядку, за ним не закреплено определенное рабочее место, ему выплачивают вознаграждение, а не регулярную зарплату. Пример: компания наняла по ДГПХ бухгалтера (без статуса) для разовой работы – восстановить учет, который ранее не велся. 
3. Привлечь по ДГПХ исполнителя “со статусом”. Подразумевается самозанятый плательщик налога на профессиональный доход (НПД) или человек, который зарегистрирован как ИП. Это тот же тип отношений “заказчик – исполнитель”, он тоже регулируется ГК РФ. Отличия от первой группы по большей части такие же, как в пункте 2. Пример: компания наняла по ДГПХ самозанятого бухгалтера для разового восстановления учета.

Второй вариант сотрудничества в последние годы встречается не так часто. Бизнес предпочитает заключать ДГПХ с самозанятыми, а не с обычными физлицами. Почему так? Дело в том, что за исполнителей “со статусом” не надо платить налоги и делать какие-то иные отчисления, кроме тех, что предусмотрены договором с ними. То есть нужно заплатить им только за работу, а уплата налогов – это их личная забота. В итоге бизнесу они обходятся дешевле всего.

Важно! Работодатель платит налоги только за нанятых физлиц из двух первых групп, то есть за работников по трудовым договорам и исполнителей по ДГПХ без статуса самозанятого / ИП.

Из-за этого у бизнеса часто возникает соблазн вместо принятия в штат работника для исполнения постоянных функций оформить с ним отношения как с самозанятым. Человеку предлагают зарегистрироваться плательщиком НПД, мотивируя тем, что со своего дохода он будет отчислять в бюджет всего 6% (вместо как минимум 13%).

Важно: подменять трудовой договор гражданско-правовым запрещено законом! За этим пристально следят налоговая служба и инспекция по труду. Если отношения между сторонами по своей сути являются трудовыми, то нужно заключать трудовой договор. Иначе ФНС решит, что работа с самозанятым просто подменяет прием сотрудника в штат для ухода от налогов, и доначислит их бизнесу. А еще компания может получить штрафы за то, что не уплатила вовремя обязательные платежи за работников и нарушила порядок оформления трудовых отношений.

В этой статье мы будем говорить о первых двух группах нанятых физлиц – штатных работниках и исполнителях по ДГПХ без статуса самозанятого / ИП. При выплате им денег компания несет обязательства по двум направлениям:

• удерживает и перечисляет в бюджет налог на доходы физических лиц – НДФЛ;
• начисляет и платит из своих денег страховые взносы двух видов: по единому тарифу (за всех) и от травматизма (только за штатных работников).

Что и за кого нужно платить, мы показали в таблице.

Таблица. Что должны платить в бюджет организации и ИП в связи с наймом физических лиц

Далее расскажем, сколько процентов платит работодатель за работника / исполнителя в виде взносов и сколько удерживает НДФЛ из его дохода.

Налог на доходы физлиц

Наниматель выступает налоговым агентом по НДФЛ. Суть в том, что этот налог взимается с дохода человека, но рассчитать его, удержать и перечислить в бюджет должен работодатель. Такой порядок предусмотрен НК РФ, чтобы было проще собирать налог с физлиц.

Формально НДФЛ не является расходом компании, ведь он не начисляется сверх выплаты физлицу, а входит в ее сумму. Но на практике именно бизнес несет эту нагрузку. Ведь человеку важно, сколько он получит «на руки». Поэтому наниматель рассчитывает сумму так, чтобы после удержания налога она сохранилась. То есть НДФЛ закладывается в бюджет и фактически становится частью расходов компании.

Примечание. Далее мы проиллюстрируем процесс расчета на самом простом примере и укажем основные моменты. А чтобы подробно разобраться с расчетом и уплатой НДФЛ, читайте эту статью .

Оплата труда работника или вознаграждение исполнителя по ДГПХ устанавливают с учетом НДФЛ, то есть он входит в общую сумму. Расчет налога делают нарастающим итогом: каждый раз считают НДФЛ с начала года, а затем уменьшают его на уже оплаченную в году часть налога.

Общая формула налога на доход выглядит так: НДФЛ начисленный = (Доход – Налоговые вычеты) x Ставка.

Сумма к доплате за месяц: НДФЛ = НДФЛ начисленный — НДФЛ уплаченный.

Доход – это все выплаты, кроме необлагаемых. Про налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные и другие) читайте здесь . В большинстве случаев через работодателя оформляют стандартные вычеты на детей.

А теперь про налоговую ставку. Сколько процентов от зарплаты отчисляется на налоги, зависит от размера этой зарплаты. С 2025 года применяется новая прогрессивная шкала, и ставка варьируется от 13% до 22%.

Примечание. Фактически ставки выросли лишь для высоких выплат – от 200 000 рублей в месяц или 2 400 000 рублей в год. Подавляющая часть компаний малого бизнеса, как и раньше, считает НДФЛ по минимальной ставке 13%, поскольку немногие устанавливает работникам / исполнителям столь высокие зарплаты. Подробнее о ставках НДФЛ мы рассказали в этой статье .

Налог перечисляют в бюджет дважды в месяц: до 5 числа платят НДФЛ, удержанный с 23 числа по последний день прошлого месяца; до 28 числа – удержанный с 1 по 22 число текущего месяца. Суммы, удержанные в период 23-31 декабря, нужно перечислить не позднее последнего рабочего дня года.

Важно: НДФЛ должен взиматься с работника, но если работодатель налог не удержал, его по итогу проверки могут начислить ему самому. То есть платить налог с работников придется компании из своих денег. Такое может быть, например, при выплате «серой» зарплаты.

Страховые взносы

Взносы – это как плата за страховку, которую компания (страхователь) покупает застрахованным физлицам. Суммы взносов не удерживаются из зарплаты или вознаграждения человека, они платятся сверх начисленного ему дохода из денег бизнеса. То есть это в чистом виде расходы компании.

Информация про взносы за физлиц с примерами расчета есть в этой публикации – она актуальна не только для ИП, но и для организаций. Далее расскажем о главных нюансах страхования работников и исполнителей.

Единые взносы в ФНС

Единые взносы объединяют отчисления на обязательное пенсионное страхование (ОПС), обязательное медицинское страхование (ОМС) и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). Организации и ИП-наниматели платят эти взносы за штатных работников и исполнителей по ДГПХ.

Для малого бизнеса взносы начисляются по единому тарифу:

• на сумму выплат в пределах 1,5 × МРОТ – по базовой ставке 30%;
• на сумму сверх 1,5 × МРОТ – по ставке 15%.

Примечание. На начало 2025 года МРОТ составлял 22 440 рублей, поэтому 1,5 × МРОТ = 33 660 рублей.

Если выплата с начала года превысит предельную базу по взносам, а в 2025 году это 2 759 000 рублей, то базовая ставка снижается с 30% до 15,1%. А на сумму сверх 1,5 × МРОТ взносы по-прежнему начисляются по 15%.

Единые взносы платят 1 раз в месяц, крайний срок – 28 числа следующего месяца. Например, платеж за январь производят не позднее 28 февраля.

Взносы в СФР

Взносы от травматизма страхователь платит в Социальный фонд как плату за страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эти отчисления бизнес делает только за штатных сотрудников, а за исполнителей по ДГПХ в общем случае не производит. Но если в договоре прямо прописано, что заказчик обязан страховать исполнителя от травматизма, тогда компания должна перечислять эти взносы.

Сумма отчислений определяется по тарифу, зависящему от класса профессионального риска. Тариф варьируется от 0,2% до 8,5%. Большинство субъектов малого бизнеса из популярных сфер деятельности платят взносы по минимальной ставке.

Срок уплаты этих взносов за месяц – до 15 числа следующего месяца. Деньги перечисляются отдельно от остальных, так как взносы от травматизма нельзя включить в единый налоговый платеж. Ведь они предназначаются СФР, а не налоговой службе.

Пример расчета платежей

Обобщим сказанное выше. Вот что нужно делать организациям и ИП, чтобы исполнить свои обязанности налогового агента и страхователя:

• рассчитать сумму выплаты физлицу до налогообложения;
• рассчитать сумму страховых взносов по применяемому тарифу;
• перед перечислением / выдачей денег физлицу рассчитать НДФЛ и удержать его из суммы выплаты;
• выплатить человеку «чистый» доход, то есть сумму без налога;
• перечислить сумму удержанного НДФЛ в бюджет;
• перечислить взносы в бюджет из средств компании;
• своевременно подать отчетность, связанную с нанятыми физлицами.

А теперь рассмотрим простой пример про отчисления с заработной платы в 2025 году.

Бухгалтерия ООО “Весна” (субъект МСП) начислила сотруднице Полине зарплату за первую половину января в сумме 40 000 рублей. Это gross-зарплата, то есть до вычета налогов.

• Считаем НДФЛ по ставке 13%: 40 000 × 13% = 5 200 рублей. Столько будет удержано из зарплаты и перечислено в бюджет.
• Полине компания выплатит: 40 000 – 5 200 = 34 800 рублей.

За вторую половину января Полине начислили еще 40 000 рублей. Рассчитаем НДФЛ с учетом того, что его определяют нарастающим итогом:

• Доход за январь: 40 000 + 40 000 = 80 000 рублей.
• НДФЛ за январь: 80 000 × 13% = 10 400 рублей.
• При выплате первой части зарплаты уже было удержано 5 200 рублей, поэтому при второй выплате нужно удержать: 10 400 – 5 200 = 5 200 рублей.

Таким образом, из зарплаты Полины за январь в бюджет уйдет 10 400 рублей, а “на руки” она получит: 80 000 – 10 400 = 69 600 рублей.

Теперь рассчитаем страховые взносы за январь с общей выплаты Полине:

• единые – (33 660 × 30%) + (80 000 — 33 660) × 15% = 17 049 рублей;
• на травматизм (по самой минимальной ставке) – 80 000 × 0,2% = 160 рублей;
• всего взносов: 17 209 рублей.

Обобщим все и определим, сколько налогов платит работодатель за работника. ООО “Весна” удержит из выплат Полине за январь 10 400 рублей НДФЛ и заплатит за ее страхование 17 209 рублей из своих средств. Общий итог таков:

• зарплата в месяц до налогообложения – 80 000 рублей;
• зарплата “на руки” – 69 600 рублей;
• налоги + взносы – 27 609 рублей (10 400 НДФЛ + 17 209 взносы).

Точный итог даже в процентном выражении зависит от размера бизнеса и суммы выплаты физлицу. Можно сказать лишь приблизительно: страховые взносы составят от 15% до 30%, а НДФЛ – 13%, если сотрудник получает в компании не более 2 400 000 рублей в год или в среднем до 200 000 рублей в месяц.