Отчетность за работников в 2026 году

Наличие работников — это не только помощь в бизнесе, но и серьезная обязанность — как перед ними, так и перед государством. И это практически не зависит от того, на какой системе налогообложения работает бизнес. Если есть сотрудники, придется сдавать обязательную отчетность. Причем под сотрудниками / работниками в этом контексте понимаются не только те люди, кто принят в штат по трудовому договору. Это также физлица, привлеченные по гражданско-правовым договорам. Закон обязывает нанимателя удерживать НДФЛ с выплат им, платить взносы на их страхование из денег бизнеса. И, конечно, и отчитываться в контролирующие органы даже при разовых отношениях.

На практике именно сопутствующая привлечению работников отчетность составляют основную «бумажную» нагрузку на бизнес. Даже если компания применяет льготный режим налогообложения, формы отчетности за работников остаются в полном объеме.

Примечание. Проще всего в этом смысле тем, кто перешел на Автоматизированную УСН. Этот режим освобождает от необходимости представлять расчет по страховым взносам и 6-НДФЛ. Дело в том, на этом режиме все максимально автоматизированно. Можно даже поручить банку расчет НДФЛ работников. Также на АУСН нет необходимости представлять отчет по взносам на травматизм, поскольку они отчисляются в фиксированном размере.

Куда и как отчитываются организации и ИП с сотрудниками

В 2023 году произошло объединение двух фондов — ПРФ и ФСС. Теперь вместо них единый Социальный фонд России (СФР). Поэтому отчетность за работников полностью изменилась — ее сдают только в 2 инстанции: в ИФНС и в СФР.

Важно! Если представляется отчетность в отношение более чем 10 физических лиц, необходимо ее направлять в электронной форме. Если таких лиц до 10 включительно, бизнес может выбрать форму сам. Варианты: представить бумажные документы, направить их почтой или отчитаться в электронном виде.

Далее мы перечислим формы отчетности и скажем, куда и когда их нужно представлять. Обратите внимание, что общие сроки могут сдвигаться. так происходит, когда последний день приходится на выходной.

Отчетность в ИФНС

Уведомления об исчисленных суммах налогов

С 2023 года налоги, взносы, сборы нужно перечислять через единый налоговый счет — ЕНС. Есть исключения, но их буквально единицы, например, взносы на травматизм.

В итоге на ЕНС скапливаются почти все суммы, которые компания должна бюджету. Чтобы инспекция их верно распределила, туда нужно представить уведомление об исчисленных суммых налогов. Уведомление — это не отчетная форма, но без него ИФНС просто не сможет списать многие платежи, например, НДФЛ и взносы за работников (кроме травматизма). Соответственно, эти платежи не будет считаться уплаченным.

Общий срок подачи уведомления — до 25 числа того месяца, когда должен быть списан платеж. Например, аванс по УСН за 1 квартал нужно уплатить не позднее 28 апреля. Для этого не позднее 25 апреля нужно подать уведомление.

С учетом того, что НДФЛ за работников компании обычно платят 2 раза в месяц, то и уведомления по этому платежу подают также 2 раза в месяц.

Уведомление подавать не нужно, если за тот же период представлена налоговая декларация или расчет. Например, для уплаты авансов по УСН внутри года уведомления подавать необходимо. А вот для уплаты налога за год — нет, так как предварительно подается декларация по УСН. По этой же причине в те месяцы, кога сдается форма РСВ, не представляют уведомления на уплату взносов за работников.

Сроки подачи уведомлений по НДФЛ и взносам работников в 2026 году

Более подробно про уведомления читайте тут.

Расчет по страховым взносам

РСВ сдают организации и ИП, имеющие сотрудников, оформленных по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма включает в себя сведения об уплаченных работодателем страховых взносах за застрахованных физлиц (кроме взносов на травматизм).

Обратите внимание! В 2026 году взносы за работников и лиц на ГПХ (не ИП и не самозанятых) платятся по единому тарифу, без разделения на пенсионные, медицинские и социальные (ВНиМ).

Сроки подачи РСВ в 2026 году

Более подробно про отчет РСВ.

Персонифицированные сведения о физлицах

Отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» содержит личные данные застрахованных лиц. Это самый «высокочастотный» отчет. Срок его сдачи — 25 число каждого месяца. То есть подать отчет за январь нужно до 25 февраля, за февраль — до 25 марта и так далее. В те месяцы, когда своевременно подается РСВ, отчет о персонифицированных сведениях можно не представлять, так как в нем содержится информация, которая дублирует раздел 3 РСВ.

Сроки подачи отчета о перссведениях в 2026 году

Расчет по форме 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ – еще один вид отчетности для работодателей. В нем содержатся данные о выплатах физлицам и налоге и этих выплат. Расчет должны сдать все организации и ИП, выплачивающие деньги физлицам. Общий срок внутри года — до 25 числа 1-го месяца следующего квартала (25 апреля, 25 июля, 25 октября). Годовая форма подается не позднее 25 февраля следующего года.

Более подробно про расчет 6-НДФЛ.

Регистрация ООО и ИП — просто и быстро!

В онлайн сервисе

Отчет в СФР

В 2026 году в СФР подают единственную форму — ЕФС-1. Минимальная периодичность ее подачи для всх работодателей — по итогу 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Но в ряде случае форму подают и в другие сроки. Например, если наняли или уволили человека, ЕФС-1 нужно подать не позднее следующего рабочего дня.

Сроки подачи ЕФС-1 в 2026 году

Более подробно про ЕФС-1 читайте в этой статье.

О том, как должен отчитываться ИП, который не ведет деятельность, читайте в этой статье.