Особенности оформления электронной трудовой книжки

Уже несколько лет у каждого гражданина России, который работает по найму, есть электронная трудовая книжка (ЭТК). И хотя ведёт её Пенсионный фонд, многие обращаются с вопросами о ней к своему работодателю. Давайте разберёмся с ЭТК от начала и до конца, чтобы не только понимать всё самим, но и при необходимости разъяснять непонятные моменты работникам.

Что такое ЭТК

Электронной трудовой книжкой называют все накопленные сведения о трудовой деятельности человека в электронном формате. Они хранятся в информационных ресурсах Социального фонда России (он объединил пенсионный фон и Фонд социального страхования). Это регламентировано ст. 66.1 ТК РФ.

Гражданину такие сведения доступны в виде выписки из ЭТК в электронной или бумажной форме. Где и как её запросить, рассмотрим в конце статьи. Сначала изложим общую информацию о новом формате привычного документа.

Выбор формы трудовой книжки

Электронные трудовые введены в 2020 году. В течение этого года работодатели должны были взять с каждого сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки. Вариантов два:

1. Отказ от бумажной ТК. Тогда она выдаётся сотруднику на руки, а все дальнейшие кадровые перемещения (увольнение, приём на работу, перевод и прочее) отражаются только в электронной трудовой книжке. Этот вариант упрощает работу кадровых служб, ведь бумажную трудовую вести больше не нужно.
2. Сохранение бумажной ТК. В таком случае работодатель обязан вести её, как прежде. Однако одновременно с этим информация о трудовой деятельности человека направляется в базу данных СФР (ранее — ПФР) и хранится там. То есть параллельно с ведением бумажной трудовой формируется ЭТК.

Если человек такого заявления в отведенный срок не написал, значит, от бумажной трудовой книжки он не отказался. Но сделать это можно и сейчас. Более того, если прежде работник подал заявление о сохранении бумажной книжки, но после передумал, он также может подать работодателю заявление о переходе на электронную ТК.

Важно! Если человек отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, то перейти на неё обратно он уже не сможет.

У кого есть ЭТК в 2025-2026 годах

Сейчас электронная трудовая книжка есть у каждого человека, который работает по найму или работал в какие-либо периоды с 01.01.2020 по сегодняшний день. Имеется она и у тех, кто не написал заявление о выборе формы ТК. В таком случае работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде, а в системе ПФР она ведётся в электронном.

Примечание. А может ли быть ЭТК у тех, кто уволился с работы до начала 2020 года? Мы решили это проверить и запросили через Портал госуслуг выписку из электронной трудовой книжки на человека, который с 2016 года является ИП и не работает по трудовому договору. Система эту выписку сформировала, и в ней были отражены корректные данные по трудоустройству с 2000 года. Вывод: если человек не работал по найму с 01.01.2020, это вовсе не значит, что ЭТК на него не ведётся.

Что отражено в ЭТК

В электронной трудовой сначала представлена общая информация о человеке: ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата подачи заявления о выборе формы ТК. Дальше идёт таблица с данными о трудовой деятельности. Информация о периодах до 01.01.2020 и после этой даты различается:

1. О предшествующих периодах есть только краткие записи: название работодателя, дата приёма и увольнения.
2. О периодах работы после начала 2020 года в ЭТК содержится более подробная информация. В дополнение к сведениям из пункта 1 указаны должность (профессия, специальность, квалификация) и основание для кадрового мероприятия – название документа (например, приказ), его дата и номер.

Кроме того, в электронной ТК может содержаться информация о работе по совместительству, присвоении новой квалификации или специальности, запрете занимать определённую должность, работе на Крайнем Севере.

Подтверждение трудовой деятельности

У тех, кто отказался от ведения бумажных ТК, трудовой путь теперь подтверждается двумя документами:

• до начала 2020 года – классической трудовой книжкой на бумаге;
• после – сведениями из информационного ресурса ПФР.

Это создаёт определённые неудобства. Однако сейчас каждый может обратиться в СФР с просьбой внести в ЭТК подробную информацию о трудовой деятельности за период до 01.01.2020. Для этого нужно подать заявление в территориальный отдел фонда или на Портале госуслуг в разделе «Корректировка индивидуального лицевого счета в СФР».

Обратите внимание! Прежний опыт работы подтверждается бумажной трудовой книжкой. Ничем иным его подтвердить нельзя! Поэтому даже если человек отказался от ведения ТК на бумаге, в его собственных интересах эту книжку сохранить.

Обязанности работодателя в связи с ЭТК

Итак, вся информация о трудовой деятельности граждан находится в системе СФР. На её основе формируется ЭТК. У работодателей в связи с этим появились дополнительные обязанности. А также изменились привычные правила оформления кадровых мероприятий.

Передача сведений в СФР

Чтобы в ЭТК отображались актуальные данные, каждый работодатель с начала 2020 года подаёт в фонд персонифицированную отчетность. Сейчас это форма ЕФС-1, заменившая все прочие документы. Еще в 2020 году работодатели передали в фонд (тогда это еще бал ПФР) данные о работниках по состоянию на 01.01.2020. Таким образом, в информационном ресурсе фонда сформировались сведения о трудовой деятельности каждого гражданина, начиная с указанной даты.

С 01.01.2020 работодатель передаёт данные в ПФР / СФР при любом кадровом мероприятии. Это приём, увольнение, перевод на другую постоянную работу в той же компании, переименование работодателя или должности сотрудника, присвоение ему новой профессии или квалификации, принятие судом решения о запрете работнику занимать какую-то должность или выполнять определённую работу. Также отчет подается, если человек написал заявление на электронную трудовую книжку.

При приёме и увольнении сотрудника в 2025-2026 годах направить ЕФС-1 в СФР нужно не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях – не позднее 15 числа следующего месяца.

Наём работника с ЭТК

Когда компания принимает на работу человека, который ранее отказался от ведения бумажной ТК, с ним нужно заключить трудовой договор и выпустить приказ о приёме на работу. Физической трудовой книжки у такого работника нет, соответственно, запись работодателю сделать негде.

Не позднее следующего рабочего дня нужно подать в СФР форму ЕФС-1. В итоге в информационном ресурсе фонда будет отражена информация о начале работы гражданина у конкретного работодателя.

Если сотрудник нанимается на первое место работы

С начала 2021 года в отношении физлиц, которые начинают свою трудовую деятельность, ТК ведётся исключительно в электронной форме. Бумажные трудовые на таких граждан не заводятся. В этом случае работодатель действует также, как при найме сотрудника, отказавшегося от бумажной ТК.

Выдача выписки при увольнении

Если работник ранее подавал заявление об отказе от бумажной трудовой, то при увольнении работодатель обязан выдать ему форму СТД-Р из приказа Минтруда от 10.11.2022 №713н (Приложение 1). Это выписка из сведений, содержащихся в СФР, включающая информацию о трудовой деятельности у данного работодателя.

Выдаётся СТД-Р в день увольнения. Если человек от обычной ТК не отказывался, она выдаётся также в последний день работы. В любом случае не позднее следующего рабочего дня в СФР подаётся форма ЕФС-1 на уволенного сотрудника.

Выдача выписки по запросу работника

Работник может запросить выписку из сведений о трудовой деятельности для собственных нужд. Работодатель обязан её подготовить, если сотрудник прежде отказался от бумажной ТК. Тому, кто не отказывался, такую выписку выдать тоже можно, но это не является обязанностью.

Предоставляется выписка также по форме СТД-Р. Для запроса сотрудник должен написать заявление в свободной форме. В нём нужно указать, в каком виде предоставить справку – на бумаге или в электронной форме (она должна быть подписана КЭП). На подготовку СТД-Р у работодателя есть 3 рабочих дня с даты получения заявления.

Важно! Особенность формы СТД-Р в том, что такая выписка из электронной трудовой книжки включает данные о работе только в той компании, которая её выдаёт. Если сотруднику нужна полная выписка, то эта справка ему не подойдёт. Как посмотреть все данные о трудовой деятельности человека, которыми располагает СФР, расскажем далее.

Как получить полные сведения из ЭТК

Сведения из информационного ресурса Социального фонда выдаются по форме СТД-СФР, утверждённой тем же приказом № 713н (Приложение 2). Получить такую выписку гражданин может несколькими способами: в электронном виде с КЭП ПФР – на Портале госуслуг или сайте Соцфонда, в бумажном виде – в МФЦ.

Обратите внимание! В выписке из электронной трудовой не будет сведений о страховом стаже человека и накопленных пенсионных баллах. Чтобы их получить, нужно запросить в СФР справку о состоянии лицевого счёта.

На Портале госуслуг

Сначала о том, как можно проверить свою электронную трудовую книжку в Госуслугах.

После авторизации на портале в меню слева нужно выбрать «Ведомства» – «СФР» – «Выписка из электронной трудовой книжки» – «Получить выписку». Запрос будет сформирован автоматически и направлен в СФР. Результат придёт в течение дня, но обычно это занимает несколько минут. Найти его можно в разделе «Уведомления».

На сайте Соцфонда

На сайте СФР нужно войти в свой персональный раздел через авторизацию на Портале госуслуг. Система направит пользователя на страницу, на которой в разделе «Электронная трудовая книжка» будет ссылка «Получить справку (выписку) о трудовой деятельности». Выписку можно переслать себе на электронную почту или посмотреть тут же.

В МФЦ

Направиться в МФЦ за справкой придется в том случае, если человек не зарегистрирован на Портале госуслуг. С собой достаточно взять только паспорт. Сотрудник МФЦ сформирует запрос в систему СФР и распечатает полученную выписку.

Чем полезна ЭТК

Справка о трудовой деятельности может понадобиться для каких-то личных дел, например, для получения кредита. Но даже если она не нужна, полезно её сформировать и ознакомиться с содержанием. В выписке представлены данные, которыми располагает Социальный фонд в отношении всей трудовой деятельности человека. Нельзя исключить, что в них вкрались какие-то ошибки. Это может повлиять на размер будущей пенсии, а иногда и на момент её назначения.

Если выяснилось, что в ЭТК содержится ошибка, нужно её исправить. Верные данные в информационную систему СФР вносятся на основании записей, которые сделаны в обычной трудовой книжке. Можно воспользоваться ссылкой «Корректировка лицевого счёта» в Госуслугах, о которой мы упоминали выше. Но с высокой долей вероятности придётся представить свою бумажную ТК.

Подведём итоги

Мы рассказали о том, что такое ЭТК, как она формируется и какие обязанности в связи с этим появились у компаний. А также подробно остановились на том, как можно быстро и просто сделать выписку из электронной трудовой книжки. Надеемся, эта информация поможет работодателям сориентировать сотрудников, которые обращаются за такой справкой.