Трудовая книжка работника в 2025 году

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Новый бланк трудовой книжки в 2025 году

Обратите внимание! Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н утверждена новая форма трудовой книжки. Новые бланки можно применять с 1 января 2022 года. Вместе с тем трудовые книжки старого образца (а также вкладыши) действуют без ограничения срока.

Трудовые книжки необходимо оформлять каждому сотруднику в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной.

Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2025 году, трудовая книжка открывается в электронной форме. Это правило едино для всех, то есть у работника в данном случае выбора нет.

Зачем же тогда утверждены новые бланки? Все просто — их будут заполнять, если работник выбрал бумажный вариант ведения ТК, а его действующая книжка утрачена или пришла в негодность. Если в ней закончилось место, то будет оформлен вкладыш на новом бланке.

В трудовую книжку вносится вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Электронный формат трудовой книжки

В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2025 году его ТК ведется в бумажном виде. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2020 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки в течение 3 рабочих дней. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Порядок внесения записи о выборе сотрудником электронной трудовой книжки следующий:

• в графе 1 — порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата выдачи трудовой книжки на руки работнику;
• в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• в графе 4 указывается заявление работника, а также отражается дата и номер его регистрации.

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.

Действующие в 2025 году бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

• нового образца (2004 год).
• старого образца (1973 год).

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по одним правилам.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Своим приказом № 320н Минфин изменил некоторые правила ведения и учета бумажных трудовых. Они, в отличие от бланка, уже вступили в силу.

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

• язык заполнения – русский;
• даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
• сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Наряду с этим с сентября 2021 года в ТК можно ставить штамп с типовой записью и разрешено использовать комбинированный способ — частично штамп, частично вручную. Также запись можно сделать при помощи технических средств;
• не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
• не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

  Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

Обратите внимание! По новым правилам работника больше не нужно знакомить со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке. Также отменено требование заверять его подписью все записи, внесенные в ТК за время работы у этого работодателя.

• помимо периодов работы, в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
• записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

• Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
• После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
• В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
• В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Бланк трудовой книжки в 2025 году

Обратите внимание! С 2020 года идет переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2025 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Форма трудовой книжки действующая в 2025 году (скачать бланк).

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк);

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Согласно положениям приказа № 320н, работодатели могут самостоятельно разрабатывать форму книг по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также книгу учёта движения трудовых книжек. Вместе с тем никто не запрещает вести книги по действующим формам, пока они не закончатся.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2025 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2025 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации.