Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск

Каждый работающий по трудовому договору человек должен ежегодно отдыхать не менее 28 календарных дней с сохранением среднего заработка. Если сотруднику положен отпуск длиннее 28 дней, его часть может быть заменена деньгами. А если он увольняется, отгуляв не все отпускные дни, ему выдается компенсация за неиспользованный отпуск. Расскажем про условия для начисления этих выплат и разберемся, как их рассчитать.

Деньги вместо отпуска: можно или нет?

Чтобы эффективно работать, человек должен регулярно отдыхать и восстанавливаться. Но порой у сотрудников возникает желание не уходить в отпуск, а получить за него финансовую компенсацию. То есть работать и получать зарплату весь год без перерыва, а отпуск «взять деньгами». Сразу подчеркнем, что в общем случае это запрещено. В Трудовом кодексе четко прописаны гарантии, связанные с отдыхом трудящихся, и за нарушение этих норм работодателей наказывают.

Каждому работнику ежегодно полагается минимум 28 календарных дней отпуска – этот период оплачивается исходя из среднего заработка (ст. 114, 115 ТК РФ). Иногда бывает, что уход какого-то сотрудника в отпуск неблагоприятно отразится на работе всей компании. Конечно, такого лучше не допускать – нельзя, чтобы рабочий процесс зависел от одного человека. Но даже если так случилось, запрещено компенсировать отпуск деньгами. В крайнем случае позволено перенести его на следующий год, причем должны соблюдаться условия (ст. 124 ТК РФ):

• Работник старше 18 лет и не трудится во вредных и / или опасных условиях.
• Он должен быть согласен с переносом отпуска – это нужно зафиксировать письменно.
• Пропущенный отпуск нужно предоставить не позднее 12 месяцев после окончания того года, к которому он относится.

В статье 124 ТК РФ прямо указано, что не предоставлять оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд запрещено, и это не зависит от желания человека. В таком случае отпускные дни трудоголика включаются в график отпусков, а он является обязательным для исполнения и работодателем, и работником.

Если же компания допустила, что ее работник не был в отпуске 2 года и более, ее могут наказать за нарушение норм трудового права. Штраф по ст. 5.27 КоАП для организации составит 30-50 тыс. рублей, для ИП – 1-5 тыс. рублей.

Важно: даже если сам работник просит о замене отпуска деньгами, в общем случае делать этого нельзя. В виде исключения отдых можно перенести на следующий год.

Но все же есть ситуации, когда неиспользованные дни отдыха можно и даже нужно компенсировать деньгами – о них расскажем далее.

Компенсация за отпуск при увольнении

Типичный случай – работник увольняется, но еще не ходил в отпуск в текущем году или у него за годы работы накопились неиспользованные дни. Да, на практике такое бывает: несмотря на то, что закон запрещает не предоставлять отпуск более одного года, работодатели такое практикуют. И случается, что за увольняющимся работником с прошлых лет тянется целый «шлейф» отпусков, неиспользованных полностью или частично.

Так вот, согласно положениям ст. 127 ТК РФ, при увольнении работнику выплачивается сумма за все неиспользованные им дни отпуска. Как вариант, сотрудник может написать заявление на отпуск с последующим увольнением. Отпустить его или нет, решает работодатель.

Но чаще работники все же желают получить денежную компенсацию. Причем бывает, что таких дней накапливается очень много, и в итоге работодатель должен выплатить весьма значительную сумму компенсации. Тут недалеко до ситуации кассового разрыва.

Выплатить компенсацию за отпуск нужно в день увольнения, а если человека на работе не было – не позже следующего дня после дня его обращения за расчетом (ст. 140 ТК РФ).

Замена деньгами части отпуска свыше 28 дней

Статьей 126 ТК РФ разрешается замена отпуска денежной компенсацией, но строго в части, превышающей 28 календарных дней. Откуда берутся эти дни? Дело в том, что отдельные категории трудящихся имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Это работники, которые:

• заняты на работах с вредными / опасными условиями труда;
• имеют особый характер работы;
• трудятся в режиме ненормированного рабочего дня;
• работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним.

Из текста указанной нормы следует, что дополнительные отпуска могут быть установлены иными положениями ТК РФ и другими законами. Кроме того, они могут быть предусмотрены коллективным договором или локальными актами, то есть предоставляться по воле работодателя.

Также некоторым категориям работников полагаются удлиненные отпуска. Их длительность регламентируется ТК РФ, отраслевыми законами и подзаконными актами. Так, инвалиды должны отдыхать 30 дней, несовершеннолетние сотрудники – 31 день, педагоги – до 56 дней, спасатели – до 40 дней.

Если отпуск с учетом дополнительного периода превышает 28 дней, работник вправе получить за «лишние» дни деньги. Для этого он должен написать заявление на компенсацию за дни неиспользованного отпуска.

Правда, есть некоторые ограничения:

• Нельзя заменять дни отпуска деньгами беременным женщинам и несовершеннолетним сотрудникам. Поэтому несмотря на то, что последним положен удлиненный отпуск, компенсацию за 3 «лишних» дня они получить не могут. Придется отдыхать 31 день.
• Отдельные требования есть в отношении компенсации дополнительного отпуска лицам, работающим во вредных / опасных условиях. Согласно ст. 117 ТК РФ, его продолжительность должна быть не менее 7 дней. Так вот, если дополнительный отпуск «за вредность» длиннее, то дни свыше 7 можно заменить денежной компенсацией. Если же работодатель дает только 7 дней, то работник обязан отдохнуть.

А что, если основной и дополнительный отпуска были перенесены с прошлого года? В таком случае в текущем году работнику положено:

• 28 дней отпуска за этот год и 28 дней отпуска за прошлый год, то есть всего 56 дней основного отпуска – их заменять деньгами нельзя;
• дополнительные дни отпуска за текущий и прошлый годы – их можно компенсировать деньгами полностью или частично.

Как рассчитать сумму компенсации

За каждый день отпуска, использованного или нет, человек должен получить средний дневной заработок. Если он отправился отдыхать, перед этим ему выплачивают отпускные. Если же неиспользованные дни нужно компенсировать деньгами, то сумма считается как средний дневной заработок, умноженный на количество этих дней:

Компенсация = Средний заработок х Количество неиспользованных дней отпуска

Компенсация считается одинаково и при увольнении, и тогда, когда нужно выплатить сотруднику за часть отпуска более 28 дней.

Как определить средний заработок

Средний заработок для расчета компенсации за отпуск определяется по тем же правилам, по которым считается средний заработок для отпускных выплат. Как его рассчитать, мы подробно рассказали в этой статье и привели пример.

Как определить количество дней для компенсации

Чтобы найти количество дней, подлежащих компенсации, нужно знать, сколько времени человек трудится у этого работодателя. Далее исходим из следующего:

• за полностью отработанный год положено 28 дней отпуска;
• на один полностью отработанный месяц приходится 28 / 12 = 2,33 дня.

Однако редко бывает, чтобы каждый месяц был отработан полностью. Как быть в таком случае? Действует правило:

• если отработана как минимум половина месяца, его считают за полный месяц;
• если отработано меньше половины месяца, его считают, как неотработанный.

Это правило не поменялось с советских времен, и продолжает действовать в 2023 году. Оно приводится в документе «Правила об очередных и дополнительных отпусках», утвержденном постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 № 169, с последними изменениями от 20.04.2010.

В этих же правилах сказано, что иногда компенсацию нужно выплачивать исходя из полной продолжительности отпуска, хотя год отработан не целиком, а именно:

• Если человек работал более 11 месяцев, и весь этот период включен в срок работы, дающий право на отпуск.
• Если человек работал от 5 ½ до 11 месяцев, но уволился не по собственному желанию, а по другим основаниям – из-за ликвидации, по сокращению или приостановке деятельности, из-за военной службы, командирования на учебу, переброске на другую работу или из-за выяснившейся непригодности к работе.

А теперь приведем пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

Данные для расчета

Алексей работает в ООО «Василек» с 5 апреля 2018 года. Никаких периодов, которые не попадают в стаж для отпуска, у него не было. Алексей решил уволиться 8 сентября 2023 года. Средний дневной заработок Алексея для расчета отпускных уже известен – 1 555 рублей. За период работы он был в отпуске 132 дня.

Расчет компенсации

Стаж Алексея с апреля 2018 по март 2023 составляет 5 лет. За это время ему положено: 5×28 = 140 дней отпуска.

Стаж с апреля по август 2023 – 5 месяцев. Сентябрь в расчет не войдет, так как в нем отработано менее половины. Количество дней отпуска: 5×2,33 = 11,65.

Итого Алексею за весь период работы положено 140 + 11,65 = 151,65 дней отпуска. Из них он брал 132, значит, ему нужно компенсировать при увольнении: 151,65 – 132 = 19,65 дней.

Обратите внимание, что полученное значение округлять не требуется. Но если работодатель все же решит округлить, то нужно делать это не по правилам арифметики, а в пользу работника. То есть если получилось 20,4 дня, то округлить можно до 21, а не до 20. Такой пример приводится в письме Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17.

Допустим, в ООО «Василек» принято округлять. Сделаем финальные расчеты с учетом этого:

• количество дней компенсации – 20;
• сумма компенсации – 1 555×20 = 31 100 рублей;
• НДФЛ составит – 31 100 * 13% = 4 043 рубля;
• за вычетом НДФЛ Алексей получит: 31 100 – 4 043 = 27 057 рублей.

Итак, мы рассказали о замене неиспользованных дней отпуска деньгами и показали, как рассчитать компенсацию. Остается лишь добавить, что обратное правило применяется по желанию работодателя. То есть если работник увольняется уже после отпуска за текущий год, компания может удержать с него сумму излишне выплаченных отпускных.