Правила перевода сотрудников на удаленную работу временно

Распространение вируса COVID-19 ставит перед российским бизнесом непростые задачи. Одна из них — до минимума сократить личные контакты в рабочем коллективе. Власти призывают по возможности обеспечить трудовой процесс дистанционно. В этой статье мы расскажем о том, как перевести сотрудников на удаленную работу и сделать ее эффективной.

Что значит дистанционная работа

Обычно наемный работник трудится на территории работодателя. Если же свои должностные обязанности он исполняет в другом месте, такая работа называется дистанционной или удаленной. Это особый вид трудоустройства, которому посвящена глава 49.1 Трудового кодекса.

Перевести сотрудников на удаленную работу из дома не слишком сложно. Схематично выглядит это так:

  • у работника дома или там, где он будет трудиться, устанавливается ноутбук/компьютер, настраиваются все необходимые программы и выход в интернет;
  • он продолжает выполнять те же функции, которые за ним закреплены;
  • с коллегами и начальством можно взаимодействовать по телефону, видеосвязи, email и/или через мессенджеры;
  • периодически сотрудник должен отчитываться о выполненной работе в формате, который заранее обговаривается с руководством.

Работающие удаленно обладают равными правами с теми, кто трудится на территории работодателя, на них распространяются те же гарантии. То есть при переводе работника на удаленную работу заработная плата должна сохраняться. Равно как и правила предоставления очередного отпуска, больничного, премий и так далее. Вместе с тем работодатель вправе рассчитывать на то, что качество работы от изменения режима не пострадает. Если работник в домашней обстановке не исполняет свои обязанности или делает это плохо, к нему можно применить меры взыскания вплоть до увольнения.

Даже в условиях эпидемии перевод на удаленную работу на время должен быть оформлен в соответствии с законодательством. Просто выпустить приказ о новом формате деятельности недостаточно. Место работы относится к существенным условиям трудового договора, поэтому в обязательном порядке должно быть в нем прописано. Соответственно, нужно вносить изменения в договор, составив к нему дополнительное соглашение.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Алгоритм перевода

Рассмотрим, как перевести сотрудника на дистанционную работу и оформить перевод документально. Важно понимать, что сделать это можно только по взаимному желанию сторон. Оно выражается в заключении дополнительного соглашения к трудовому договору. А основанием для этого служит заявление о переводе каждого сотрудника на удаленку.

Однако из-за эпидемии COVID-19 власти вводят определенные ограничения, меняющие организационные условия труда. В таком случае изменить трудовой договор можно по инициативе работодателя — руководитель должен выпустить об этом приказ. Но работника об этом необходимо уведомить за 2 месяца, а в текущей ситуации этот срок упущен.

Поэтому чтобы перевести работника на дистанционную работу, остается такой вариант действий:

  1. Сотрудник обращается с заявлением о переводе. Оно пишется в свободной форме, но следует указать причину и срок перехода на удаленку. Например, на время действия ограничительных мер в связи с распространением коронавируса.
  2. Стороны составляют дополнительное соглашение к трудовому договору.
  3. Руководитель издает приказ о переводе работника на удаленную работу.
  4. При необходимости вносятся корректировки в локальные документы о доступе к базам данных компании, о коммерческой тайне, о работе с цифровой подписью (например, устанавливается ответственность за ее передачу иному лицу). Сотрудников необходимо ознакомить с новыми либо измененными документами под подпись.

Особенности трудового договора

Итак, перед тем как перевести всех сотрудников на удаленную работу из-за пандемии коронавируса, важно проработать дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно прописать:

  • дистанционный характер работы и период, на который он вводится;
  • режим труда/отдыха, то есть в какое время сотрудник должен быть на связи;
  • место, где работа будет исполняться (место жительства или нахождения);
  • порядок предоставления работнику компьютерной техники и программ;
  • порядок обмена информацией с коллегами и руководством;
  • форму и периодичность отчетности;
  • условия компенсации за использование в работе своей техники и другого имущества;
  • порядок возмещения затрат на интернет, телефонную связь и иные расходы, связанные с удаленной работой.

Рассмотрим подробнее некоторые из этих условий.

Срок удаленной работы

Трудовой договор может предусматривать лишь один формат трудоустройства — либо классический, либо удаленный. Но перевод сотрудников на дистанционный труд может быть осуществлен временно. Можно указать точный срок, но также допустимо прописать, что работник переводится на удаленку на период действия определенного нормативного акта или до наступления каких-либо конкретных обстоятельств.

В текущих условиях целесообразно увязать срок дистанционной работы с нормализацией эпидемиологической обстановки. Например, в Москве в связи с пандемией коронавируса указом мэра введен режим повышенной готовности. Так вот, окончание срока дистанционной работы можно привязать к дате, когда этот режим будет отменен или перестанет действовать упомянутый указ.

Рабочий график

Перед тем, как перевести сотрудников на удаленную работу, лучше продумать четкий режим труда каждого из них. Если прописать график работы в соглашении, работник должен будет его придерживаться. Например, можно установить продолжительность рабочего дня с 10 до 19 с понедельника по пятницу. Значит, в это время работник должен быть на связи и оперативно реагировать на запросы. Если он не отвечает, это считается прогулом.

В случае же, когда подобное положение в допсоглашение не включалось, будет считаться, что режим работы и отдыха сотрудник устанавливает для себя сам.

Место работы

В принципе, работать удаленно можно в любом месте, где это удобно. Главное условие — нормальный доступ к интернету. При этом есть нюансы, связанные с оплатой и районными коэффициентами: применять нужно те из них, которые относятся к местности нахождения работника. Речь идет о ситуации, когда сотрудник уехал на самоизоляцию в другой регион.

Еще один момент — нельзя работать удаленно по трудовому договору на российского работодателя, находясь на территории иностранного государства. Причина в том, что работнику, даже дистанционному, необходимо обеспечить безопасные условия труда. Сделать это на территории другой страны наниматель не сможет.

Бесплатная консультация по налогам

Практическая сторона перевода

Теперь немного о том, как перевести сотрудника на удаленку с точки зрения организации рабочего процесса. Львиная доля всей нагрузки ляжет на специалистов по высоким технологиям, поскольку это связано с настройкой техники и установкой программ.

По закону работодатель не обязан обеспечивать удаленных сотрудников компьютерами, однако это в его интересах. Распространенный вариант — приобретение ноутбуков для всех, кто отправляется на удаленку, и их централизованная настройка IT-службой компании. В обязательном порядке на компьютере работников следует установить:

  • программы для командного чата (Microsoft Teams, Slack);
  • программы для видеозвонков (Skype, Zoom);
  • доступ в облако, где будут храниться документы;
  • органайзер (календарь, планировщик) для записи задач и переговоров.

Также рекомендуется заранее создать для каждого работника учетные записи во всех программах и системах, которыми они будут пользоваться. Чтобы не было путаницы, нужно использовать реальные имена сотрудников. Желательно провести инструктаж по работе с установленными приложениями.

Итак, на время карантина или режима повышенной готовности в связи с пандемией, удаленка может стать приемлемой альтернативой обычной работе. Для этого следует должным образом оформить документы, что совсем несложно. А чтобы работа в домашней атмосфере оставалась эффективной, следует заранее обеспечить сотрудникам все возможные инструменты для взаимодействия с другими членами коллектива.

Логотип Малый бизнес.ру
Остались вопросы?
На этом сайте вы можете бесплатно задать свой вопрос нашему специалисту в разделе вопросов и ответов.
Вход
Регистрация
Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.
Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа...
Подготовьте документы
для регистрации ИП / ООО бесплатно и без ошибок!
Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.
Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа...
Нажимая на кнопку «Получить консультацию», вы соглашаетесь на обработку персональных данных.