Почему продавцу на маркетплейсах нужен свой бухгалтер

Большинство розничных продавцов используют такой канал продажи, как маркетплейсы. Кто-то ограничивается только онлайн-площадкой, а кто-то дополнительно торгует «на земле». Но и тем, и другим нужна профессиональная бухгалтерская поддержка. Разобраться самостоятельно с личным кабинетом продавца, сдачей отчетности и ведением учета очень сложно. О том, какие ошибки допускают предприниматели на маркетплейсах, нам рассказала Анастасия Олейникова.

---

«Считаю, что хороший бухгалтер должен быть и экономистом, и юристом. Когда бухгалтер без юридического образования читает договор, половина условий для него – просто слова. А если ты изучал гражданское право, то понимаешь, какие формулировки могут быть рассмотрены в суде, и какие последствия могут быть. Это добавляет экспертности в учете».

Анастасия, назовите, пожалуйста, название Вашей компании и занимаемую в ней позицию.

Компания «1С: БухОбслуживание Рарус Центр». Я являюсь руководителем отдела бухгалтерского обслуживания. Получила экономическое образование по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». Второе высшее образование – юридическое.

Сколько лет Вы в профессии? Какие свои профессиональные достижения могли бы отметить?

С 19 лет я уже работаю бухгалтером, а в 23 года стала главным бухгалтером. Меня пригласили в холдинг «Разгуляй», затем холдинг выкупила другая группа, и в общей сложности я проработала там почти 10 лет. Позже я стала работать заместителем генерального директора по экономике и финансам в компании с аналогичным профилем. А дальше уже пришла в «Рарус».

Из своих достижений могу сказать, что всегда ставила амбициозные цели. Не было ни одного проекта, который я бы не завершила. В предыдущем холдинге, например, я с нуля выстраивала систему бюджетирования. Это был сложный, но очень интересный опыт.

Юридическое образование помогает в Вашей текущей работе?

Да. Считаю, что хороший бухгалтер должен быть и экономистом, и юристом. Когда бухгалтер без юридического образования читает договор, половина условий для него – просто слова. А если ты изучал гражданское право, то понимаешь, какие формулировки могут быть рассмотрены в суде, и какие последствия могут быть. Это добавляет экспертности в учете.

Клиенты это замечают?

Конечно. Я обращаюсь не только к ПБУ и ФСБУ, но и к нормам Гражданского кодекса. И это ценят: когда ты говоришь как бухгалтер и как юрист одновременно.

О чем Вы хотели бы сегодня поговорить? О кейсах клиентов, услугах или актуальной теме консультаций?

Давайте о консультациях. Сейчас все чаще обращаются с вопросами по работе с маркетплейсами. Даже те, у кого еще нет деятельности в этой сфере, тоже интересуются. После пандемии темпы жизни изменились, и торговые центры, и даже магазины у дома уступают интернет-площадкам. Предприниматели с основным видом деятельности, такой как розничная торговля, стараются масштабировать свой бизнес через интернет.

Учет на интернет-площадках очень специфичен, и это обусловлено тем, что на каждой из них свой формат работы. Например, сегодня акт сверки на «Вайлдберриз» в одном разделе, а через неделю он уже в другом. Кабинеты постоянно меняются, и к этому нужно адаптироваться.

Если заходишь в ЛК впервые, то можешь записать последовательность действий, а через неделю она вдруг изменится. Когда не понимаешь, что и зачем делаешь, легко запутаться. Дополнительная сложность – агентские договоры, учет по ним особенный. Да и сами маркетплейсы работают по-разному.

В чем именно различия между площадками?

У каждой свой интерфейс и разные сроки предоставления документов. Например, раньше «Озон» вообще не предоставлял отчетность в том виде, как положено по агентскому договору. Сейчас у них уже выстроена эта система. «Вайлдберриз» тоже перестроилась. И так почти с каждой площадкой – много разных практических нюансов.

Клиенты сами выбирают площадку или сначала советуются с Вами?

По-разному. Кто-то приходит уже с конкретной площадкой, кто-то заходит сразу на несколько: «Яндекс.Маркет», «Озон», «Вайлдберриз». Там еще важны способы поставки товара: FBS, FBO. От этого зависит и формат отчетности.

Почему клиенты приходят именно к Вам? Вы с ними уже работали?

Да, обычно это действующие продавцы, которых мы уже обслуживали по розничной торговле, а теперь они решили масштабироваться и выйти на маркетплейс, но есть и новые клиенты. Кроме того, у некоторых предпринимателей, впервые выходящих на площадки, сначала есть настрой: «Разберемся с учетом сами». Но когда сталкиваются с агентскими договорами, начинают понимать, что все не так просто, и обращаются к нам.

Можете привести пример?

Один наш клиент вел учет только на «Вайлдберриз» по агентскому договору. Делал это сам и довольно продолжительное время. А потом он добавил еще одну площадку – и все: пошли проблемы с остатками, перемещением товара. На складах товар есть, а в учете нет. И нам пришлось исправлять учет с самого начала, то есть за несколько лет.

Вы как-то систематизируете информацию для клиентов? Может, предлагаете чек-листы, проводите вебинары?

Пока вебинаров нет, но рассказываем индивидуально. Вообще мы стараемся подробно объяснять клиентам, что и зачем происходит, в какие периоды маркетплейсы предоставляют отчеты, закрывающие документы, акты сверок.

Даем чек-листы, подстраиваемся под желаемый формат: ведь кто-то любит читать, кто-то – слушать. Чаще, конечно, предпочитают слушать, особенно с визуализацией. Но чек-листы тоже востребованы. Кстати, один из них я могу предоставить для пользователей портала «Малый бизнес».

Скачать чек-лист по маркетплейсам

Благодарим за чек-лист! Из Вашего примера видно, что к бухгалтеру приходят, когда уже столкнулись с проблемами. У Вас есть еще такие кейсы?

Да, регулярно. Многие пробуют сами, а потом приходят к нам за профессиональной помощью. Например, предприниматель начинает работать, доходит до отчетности и вдруг понимает, что есть специфика даже в платежных поручениях. Когда мы загружаем отчет комиссионера, он учитывается как доход. Если при этом еще и платежное поручение ставится в доход, то налоговая база удваивается.

Бизнесмены – люди разумные, они свои доходы считать умеют. Даже если они не используют 1С, то понимают: заработали полмиллиона, поэтому миллиона быть не может. Тогда они приходят к нам, мы все объясняем, показываем, исправляем и продолжаем с ними работать.

А бывает, что клиенты сами платят налоги с завышенной базы?

Да, один клиент, например, несколько лет отправлял всю реализацию сразу себе в доходы. У него была система налогообложения УСН Доходы минус расходы, но он не загружал отчеты комиссионера, где указано, что его доход, скажем, на 200 тысяч рублей. Вместо этого в налоговую базу шло 15 миллионов рублей. Когда он пришел к нам, ситуация изменилась. Экономия появилась и на налогах, и по времени. Ведь если предприниматель занимается учетом самостоятельно, особенно по маркетплейсам, где движение идет постоянно, это очень трудозатратно.

В оптовой торговле динамика другая?

Конечно. У нас есть клиенты с хорошим оборотом в опте, но там за отчетный период проходит всего несколько крупных сделок. А маркетплейсы – это розница, много мелких сделок. Плюс к этому бонусы, премии, штрафы – все в одном отчете. Здесь важно понимать, какие графы плюсуются, какие вычитаются, чтобы выйти на фактическую сумму дохода.

Какую систему налогообложения чаще всего используют клиенты на маркетплейсах?

Наиболее распространена УСН Доходы минус расходы и это логично. На этом режиме можно принять к учету не только стоимость товара, но и аренду офиса, транспортные расходы, канцтовары и др. Главное, чтобы расходы имели документальное подтверждение. А при УСН Доходы ставка 6%, и это не всегда выгодно. Но иногда выбирают и эту систему, если есть проблемы с расходными документами.

Есть ли специфичные товары или услуги, которые распространяются через маркетплейсы?

Специфичных нет, но есть прослеживаемые товары. Один из наших клиентов уже работает с системой «Честный знак» и системами ГИС. А ведь рано или поздно вся продукция будет прослеживаемой, и всем продавцам придется работать с маркировкой. Это хоть и не входит в стандартное понятие бухучета, но мы этим тоже занимаемся, помогаем нашим клиентам.

Новички, которые только начали бизнес, нуждаются еще в каких-то услугах, кроме бухгалтерского учета?

Да, часто просят продлить ключи ЭЦП, потому что не все знают, как это сделать без визита в налоговую. Многие запрашивают юридические консультации. А один из клиентов, например, просит заранее рассчитать НДС, чтобы спрогнозировать свою налоговую нагрузку. Это, конечно, бухгалтерская работа, но требует аналитики. Такими консультациями занимаюсь только я. Главные и первичные бухгалтеры заняты рутинной работой, а аналитика – на мне.

Сколько человек сейчас в Вашей команде?

Два главных бухгалтера, три специалиста по первичке, два менеджера по продажам и один менеджер по персоналу. Клиенты распределены между двумя рабочими группами, а со сложными вопросами обращаются ко мне.

Клиенты по маркетплейсам приводят своих знакомых?

По маркетплейсам нет, потому что это замкнутая сфера. Раньше бухгалтеры пересекались в налоговой инспекции, сейчас все перешло в онлайн. Предприниматели, работающие на торговых площадках, тоже редко пересекаются лично, каждый проходит свой путь самостоятельно. Поэтому «сарафанное радио» здесь не работает.

В целом, клиентов с маркетплейсов у нас не так много, около 20% от общего числа.

Были у Вас еще яркие кейсы, когда приходилось спасать клиента?

Конечно. Один клиент сразу зашел на несколько площадок, но не предоставил документы о закупке. Возникает вопрос: как он продает, если ничего не покупает? Оказалось, он закупался за рубежом, на AliExpress, а такие расходы в учете не принимаются. Мы искали решение, как корректно отразить остатки, не увеличив налогообложение.

Сложные ситуации могут возникать и тогда, когда клиент не предупреждает нас, что стал работать на других площадках. В документах же это не всегда отображается сразу. Поэтому мы всегда уведомляем клиентов заранее: «Если вы начали работу на новой площадке – пожалуйста, сообщите».

У Вас есть отзывы от клиентов, которым Вы ведете учет на маркетплейсах? Что они отмечают?

Отзывы есть, спасибо клиентам, что оставляют их. Особенно благодарят за экспертность. Многие приходят с запущенным учетом, им пересчитывают налоги, исправляют ошибки, рассказывают, как должно быть. Каждый предприниматель хочет быть уверен, что у него все в порядке и за ним ничего не числится. Поэтому они и благодарят нас за профессиональную помощь.

Как клиенты узнают о Вас? Вы даете какую-то рекламу?

Недавно мы запустили новую страницу – ее совместно разработали маркетолог, директор и я. Там мы пишем о специфике учета и важности выбора профессионалов. Заявки приходят оттуда, но в основном срабатывает эффект рекомендаций, когда мы рассказываем о своих услугах.

А когда клиент приходит, Вы проводите ему вводную консультацию?Допустим, я клиент, который только планирует запуститься на двух площадках. Вы со мной проведете беседу, расскажете о тарифах, или сразу будете отвечать на мои вопросы, которые уже накопились.

Зависит от ситуации. Если клиент приходит уже с пулом вопросов, то сразу переходим к делу. Бывает, что кто-то вообще не знает, с чего начать, вплоть до того, как включить компьютер, тогда рассказываем все с нуля. Предлагаем чек-листы, объясняем, как взаимодействовать. Также выясняем, будет ли он вести учет сам или полностью передает его нам.

Первая консультация, около 30 минут, бесплатная. Хотя на практике мы обычно выходим за рамки этого времени.

Были случаи, когда Вы пожалели о том, как построили консультацию?

Да, иногда. Например, к нам пришла компания с вопросом по закупкам для госзаказов. Были и руководитель, и главный бухгалтер. Мы планировали потратить час, я ознакомилась с документами, все объяснила. Консультация заняла больше времени, но я довольно формально завершила ее, сказав: «Если будут вопросы – пишите». Я поняла, что по тону клиента, особенно руководителя, это было воспринято как обида.

Мне надо было подобрать более мягкую формулировку, дать ощущение завершенности и внимания. Даже если время закончилось, надо правильно завершить встречу. Иногда важно просто сказать: «Время сейчас ограничено, но если что – мы на связи».

Клиент может договориться вести учет сам, а отчетность готовить с Вашей помощью?

Конечно, у нас есть и такие тарифы. У кого-то сейчас нет возможности оплачивать комплексный учет, потому что бизнес еще на стадии роста. А кто-то принципиально хочет вести учет сам. В таких случаях наша помощь может быть ограничена, например, только сдача отчетности. Если же клиента нужно чему-то обучать, например, работе в 1С, это уже дополнительная услуга.

В заключение, какой совет Вы бы дали предпринимателю, который только планирует выход на маркетплейсы? С чего начать, на что обратить внимание в учете?

Во-первых, определиться с моделью работы: FBO или FBS. Во-вторых, понять – будет он сам вести учет или отдаст его на аутсорс. Если сам, то нужно хотя бы ознакомиться с агентскими договорами, разобраться в их логике. Если система налогообложения УСН Доходы минус расходы, то я бы рекомендовала заказать настройку учетной базы и интеграцию с маркетплейсами. Это сэкономит кучу времени и избавит от множества ошибок.

А если клиент выбирает аутсорсинговую компанию?

Тогда совет один: смотрите на реальный опыт в этой сфере. Не просто бухгалтерский опыт, а именно по маркетплейсам, потому что он очень специфичен. Правильный выбор аутсорсера – это своего рода инвестиция, которая позволяет сосредоточиться на бизнесе, а не на бухгалтерии.

В завершение хотела бы сказать, что для нас важно говорить с клиентом на одном языке. Это про понятную и доступную коммуникацию, про учет его ожиданий. И речь не только про выбор слов, но и про способ общения, который помогает установить доверие и взаимопонимание.