С 1 октября обмениваться счетами-фактурами нужно по-новому

5 сентября 2025#Ведение#ФНС

С октября 2025 года направлять контрагентам счета-фактуры нужно будет по новым правилам. Применяемые ранее извещения о получении документов утратят силу в связи с прекращением действия приказа Минфина № 14Н от 05.02.2021. Их заменят универсальные сообщения, которые нужно будет направлять через операторов электронного документооборота (ЭДО).

Сейчас покупатель после получения от продавца счета-фактуры оформляет извещение об его получении, заверяет его своей ЭЦП и передает оператору ЭДО. Если в полученном документе обнаружена ошибка, покупатель формирует уведомление об уточнении данных, также заверяет его своей ЭЦП и направляет через оператора ЭДО. Такой обмен извещениями и уведомлениями по одному счету-фактуре может занять до нескольких дней. Именно такой порядок предусматривает приказ Минфина № 14Н от 05.02.2021, но срок обработки извещений и уведомлений в соответствии с ним не всегда соответствует запросам бизнеса. Иногда несколько дней для отправления, получения, уточнения, исправления и обмена уточненными данными являются решающими.

С октября 2025 года действовавший ранее порядок изменится. Извещения и уведомления будут заменены на универсальные сообщения, не требующие заверения ЭЦП. Такой подход призван ускорить подтверждение операций, осуществляемых через операторов ЭДО, и упростить документооборот между контрагентами. Ожидается, что работать в соответствии с этими нововведениями станет проще и быстрее.

Универсальное сообщение будет действовать для разных ситуаций — причину его направления нужно будет выбирать по специальному классификатору. Предполагается, что изначальный перечень причин будет постепенно расширяться. Контрагенты, использующие ЭДО, могут предложить свои правила с кодами причин направления таких сообщений. Они сами установят перечень сотрудников, имеющих право на их прием и отправку.

Универсальные сообщения будут работать абсолютно для любых ситуаций, поэтому постепенно можно будет отойти от процедуры уточнения фактов, значимых для документооборота, посредством мессенджеров, e-mail, телефонной связи.

Порядок, вступающий в силу с 1 октября, имеет обязательный характер для всех участников обмена документами через ЭДО. ФНС настоятельно рекомендует заняться подготовкой к нему уже сейчас.