Как получить электронную подпись для ИП бесплатно

С начала 2022 года квалифицированные электронные подписи для бизнеса выпускает ФНС. Плата за выпуск не взимается, но нужно самостоятельно приобрести специальный носитель. Кто может получить такую подпись в налоговой инспекции и как это сделать, расскажем в этой статье.

Кому подойдёт КЭП от ФНС

Налоговая служба выпускает квалифицированные электронные подписи (их также называют КЭП или ЭЦП) для руководителей организаций, индивидуальных предпринимателей и нотариусов. Раньше КЭП для этих категорий выпускали аккредитованные удостоверяющие центры, но теперь такие полномочия есть только у Удостоверяющего центра ФНС и его доверенных лиц.

Важно: если вам необходимо оформить электронную подпись сотруднику, обращаться нужно в один из удостоверяющих центров, прошедших аккредитацию по новым правилам закона № 63-ФЗ от 06.04.2011. Пока ещё можно получить ЭЦП конкретно на работника организации – в ней указываются данные человека и его работодателя. Пользоваться такой подписью можно до конца 2022 года. Со следующего года КЭП будут выпускать на имя физического лица без привязки к компании и работать она будет только совместно с электронной доверенностью.

Для чего нужна КЭП

Бесплатная ЭЦП от налоговой даст директору или ИП возможность:

• Подписывать отчётность, счета-фактуры, придавать юридическую значимость любым документам.
• Использовать все сервисы на сайте ФНС и на портале Госуслуги.
• Участвовать в торгах в рамках государственных и муниципальных закупок на федеральных электронных торговых площадках.
• Участвовать в торгах на коммерческих площадках. Для некоторых придётся докупить дополнительные расширения, но переделывать КЭП от ФНС не нужно.
• Работать с различными государственными информационными системами: ЕГАИС для алкогольной продукции, ЛесЕГАИС, Росфинмониторинг, ГИС ДМДК (система в сфере оборота драгоценных металлов и камней).
• Подписывать документы в системах ЭДО разных операторов.

О цифровых носителях для КЭП

Электронная подпись – это набор файлов. В него входит сертификат, ключ для формирования КЭП и её проверки, а также лицензия на модуль шифрования данных. Все эти файлы в налоговой инспекции запишут на специальный носитель – токен. Его должен предоставить заявитель.

Внешне токен похож на обычную «флешку» и также вставляется в USB-порт компьютера. Но в отличие от неё, токен является защищённым носителем, поскольку предназначен для хранения конфиденциальной информации. Доступ к файлам, которые на него записаны, можно получить только при помощи специального программного обеспечения.

Бесплатную ЭЦП от ФНС могут также записать на носитель, на который уже оформлялась ранее полученная электронная подпись. При этом важно, чтобы токен подходил под определённые требования. Он должен быть формата USB Тип-A, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. Подойдут такие носители:

• Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite;
• JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT;
• ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.

Токены предлагают не только их производители или дистрибьюторы, но и удостоверяющие центры, операторы ЭДО, а также обычные магазины. Кроме того, налоговая служба сообщает, что в инспекциях установлены вендинговые автоматы с такими носителями. Однако сами сотрудники ИФНС токены не продают.

Стоимость носителя для КЭП – примерно 1500 рублей. Купить его придётся только один раз. Когда срок действия электронной подписи закончится, новую можно будет записать на этот же токен.

Обратите внимание: файлы КЭП нельзя самостоятельно переписать на другой носитель.

Алгоритм получения КЭП от ФНС

Теперь о том, как получить электронную подпись в инспекции директору организации или индивидуальному предпринимателю. Процесс довольно прост:

1. Выберите налоговую инспекцию, которая работает с юридическими лицами / ИП и занимается оформлением КЭП. Информацию можно найти на сайте ФНС. Здесь есть файл со списком всех инспекций, где можно получить электронную подпись (ссылка «пункты выдачи КЭП»). В нём нужно найти свой регион, населённый пункт и адрес ближайшей ИФНС. Обратиться можно в любую инспекцию без привязки к месту регистрации.
2. Посетите выбранную инспекцию в часы приёма. Предварительной записи на оформление КЭП нет. Необходимо предоставить: паспорт, номера СНИЛС и ИНН (организации или ИП), а также сам токен. ФНС утверждает, что никаких лишних документов не понадобится.
3. Дождитесь, пока специалист инспекции сформирует КЭП, запишет файлы на носитель, оформит сопутствующие документы и выдаст вам готовый комплект. Это займёт не более 15 минут.

Важно: срок действия электронной подписи от ФНС – 15 месяцев.

Где ещё можно получить КЭП

Электронные подписи для организаций и предпринимателей выпускает не только Удостоверяющий центр ФНС России, но и его доверенные лица. На сайте налоговой службы сказано, что можно получить ЭЦП в таких организациях:

• ПАО «Сбербанк России»;
• АО «Аналитический центр»;
• Банк ВТБ (ПАО).

Судя по информации на сайте ФНС, чтобы получить бесплатную ЭЦП в Сбербанке, компании или ИП не обязательно иметь в нём расчётный счёт. Но есть условие – обратиться можно не в любой офис, а лишь в некоторые. А вот чтобы сделать КЭП в ВТБ, нужно иметь действующий расчётный счёт или открыть новый.

Подготовка к работе с КЭП

Итак, вы получили электронную подпись в налоговой инспекции или доверенном УЦ. Что дальше? Прежде чем её применять, нужно установить на компьютер некоторые приложения и произвести настройку. На первый взгляд может показаться, что это сложно. На самом же деле большой проблемы в этом нет – в инструкциях всё описано довольно подробно.

Драйверы для токена

Для корректной работы носителя с компьютером нужны актуальные драйверы. Без них система не будет распознавать информацию на токене. Если компьютер подключён к интернету, скорее всего, система скачает драйверы автоматически при первом подключении носителя с ЭЦП. Если же этого не происходит, драйверы можно самостоятельно скачать с сайта производителя и установить по инструкции.

ПО для КЭП

Чтобы компьютер, к которому подключён носитель с КЭП, мог распознавать российские алгоритмы шифрования, нужен специальный программный модуль – криптопровайдер. Сейчас ФНС совместно с разработчиками такого ПО проводит эксперимент, в рамках которого оно предоставляется бесплатно.

Криптопровайдеров два:

• КриптоПро CSP. Скачать это ПО и инструкцию по его установке можно тут.
• ViPNet PKI. Программа, инструкция по установке и настройке приведены тут.

Лицензия на криптопровайдер предоставляется вместе с электронной подписью.

Когда программа установлена, через неё нужно экспортировать (переписать) на компьютер файл ключа сертификата электронной подписи.

Плагин для работы с ЭЦП

Если используется программа КриптоПро CSP, дополнительно нужно установить плагин КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in для используемого браузера. Скорее всего, программа сама предложит пользователю это сделать. Если же этого не произойдёт, плагин можно найти среди расширений браузера и установить самостоятельно.

После установки и настройки всех компонентов КЭП будет готова к использованию.

Всем ли нужна электронная подпись

Отдельные ИФНС рассылают письма руководителям и предпринимателям, приглашая их на встречу по поводу выпуска КЭП. После их прочтения создаётся впечатление, что иметь ЭЦП обязана каждая компания. Но это не так.

Пока обязательного требования для всех организаций и ИП использовать электронную подпись нет. Субъекты бизнеса, которые не обязаны отчитываться в электронной форме, могут КЭП не получать. Это лишь право, которым можно воспользоваться при желании.

Однако круг компаний, которым запрещено подавать отчётность в бумажном виде, постепенно расширяется. Уже давно в него входят те, кто платит НДС. Также отчитываться в электронной форме должны работодатели, у которых более 10 сотрудников и иных застрахованных лиц. Таким организациям и ИП не обойтись без КЭП.

Нужна электронная подпись и тем, кто использует различные государственные системы и сервисы электронного документооборота.

Вместе с тем множеству мелких бизнесменов КЭП, по сути, пока не нужна. Например, ИП без работников на спецрежиме не сдаёт отчетов или подаёт лишь одну декларацию в год, не использует ЭДО, не участвует в госзакупках, не работает с госсистемами. Получать электронную подпись ему, в общем-то, необходимости нет.

Но всё же КЭП – удобный инструмент, который упрощает обмен данными с партнёрами и государственными органами. К тому же с 2023 года будет введён новый порядок перечисления налогов, и нельзя исключить, что общаться с ИФНС придётся гораздо чаще. Возможно, будет проще получить ЭЦП от налоговой инспекции бесплатно и перевести это взаимодействие в электронный формат.