Ведение воинского учета в организации

Вести воинский учет обязаны все российские организации, в которых есть хотя бы один военнообязанный работник. Надо признать, что многие работодатели это требование не исполняют. Между тем Главой 21 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил воинского учета. Давайте разберемся, как правильно его организовать в своей компании.

Что такое воинский учет

В России действует всеобщая военная обязанность. Это значит, что все мужчины ставятся на воинский учет, проходят военную службу, а далее находятся в запасе.

Основная работа по учету военнообязанных возложена на военкоматы. Они собирают данные о местах проживания таких граждан, их профессиональной деятельности или обучении. Все это необходимо для проведения военных призывов, сборов, мобилизационных мероприятий.

Актуальная информация о гражданах, необходимая военкоматам, есть у работодателей. Поэтому на них также возложена обязанность вести учет военнообязанных, передавать информацию в военкоматы и периодически ее сверять.

Воинский учет бывает общий и специальный. Специальному учету подлежат лица, на которых распространяется бронирование – в период мобилизации они должны занимать определенные должности. Под бронь попадают, например, сотрудники органов внутренних дел, противопожарной службы, ФСИН и других аналогичных ведомств. В список для бронирования может попасть и обычная организация, если комиссия по мобилизации решит, что у работников нужные для этого специальности. Тогда военкомат должен прислать инструкцию по ведению специального воинского учета.

Обычно же в организации ведется общий воинский учет – о нем и расскажем далее.

Кто и на каком основании ведет учет

Вести учет военнообязанных компании должны по требованию нескольких Федеральных законов: «Об обороне» (от 31.05.1996 № 61-ФЗ), «О воинской обязанности» (от 28.03.1998 № 53-ФЗ), «О мобилизационной подготовке и мобилизации» (от 26 февраля 1997 года № 31-ФЗ).

Ведение воинского учета в организации, его порядок и правила регламентированы такими документами:

• Положение по воинскому учету из постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (далее – Положение).
• Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ от 11.07.2017 (далее – Рекомендации).
• Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утвержденной приказом Минобороны от 22.112021 № 700 (далее – Инструкция).

Во всех нормативных актах речь идет именно об организациях. Возникает вопрос: должен ли ИП вести воинский учет своих работников? Согласно букве закона – не должен, поскольку является физическим лицом, а не организацией.

Но некоторые военкоматы этого не знают и требуют, чтобы предприниматели вели воинский учет. Как поступать, решать самому ИП. Он может организовать учет либо добиваться отмены неправомерных требований военкомата. Суды в таких ситуациях поддерживают предпринимателей (Постановление Президиума ВАС РФ от 28.04.2009 № 13798/08).

Кто подлежит постановке на учет

Прежде всего нужно определиться, кого из работников нужно поставить на воинский учет. Ему подлежат:

• Группа 1. Призывники, не пребывающие в запасе – мужчины в возрасте от 18 до 27 лет.
• Группа 2. Военнообязанные граждане, пребывающие в запасе.

В группу 2 входят:

• граждане мужского пола;
• прошедшие обучение на военных кафедрах;
• отучившиеся в военных образовательных организациях;
• уволенные в запас после военной службы;
• не проходившие службу по причине предоставления отсрочки или отмены призыва – до 27 лет;
• не проходившие службу по причине освобождения от призыва;
• не подлежащие призыву – до 27 лет;
• не проходившие службу без законных оснований, в соответствии с заключением призывной комиссии – до 27 лет;
• уволенные со службы без постановки на учет, а впоследствии поставленные на него;
• прошедшие альтернативную службу;
• женщины с военными учетными специальностями (ВУС).

Список тех, кто воинскому учету не подлежит, гораздо короче. В него входят:

• признанные негодными к военной службе по состоянию здоровья и освобожденные от воинской обязанности;
• проходящие в настоящее время военную службу;
• находящиеся в местах лишения свободы;
• постоянно проживающие в других государствах;
• офицеры запаса Службы внешней разведки и ФСБ.
• женщины без ВУС.

Примечание. Как видно, сотрудники, которые должны состоять на воинском учете, есть практически у любого работодателя. Даже если в компании нет мужчин, среди работниц могут быть женщины, имеющие ВУС: медработники, метеорологи, геодезисты, картографы, связисты, программисты и другие. Полный список специальностей есть в Приложении № 1 к Положению.

Как поставить организацию на воинский учет

Прежде всего работодателю нужно встать на учет в военный комиссариат, а этому предшествует большая подготовительная работа. Наша пошаговая инструкция поможет сделать все правильно и не получить штраф за неведение воинского учета.

Шаг 1. Назначение ответственного лица

Руководству следует определить, кто будет ответственен за ведение воинского учета. Если сотрудников, состоящих на нем на 31 декабря прошлого года, менее 500 человек, достаточно одного работника-совместителя.

Примечание. В организациях, где учету подлежат 500 и более человек, одним совместителем не обойтись. Если таких граждан от 500 до 2000, учет должен вести один основной сотрудник, освобожденный от других обязанностей. Если же таких лиц от 2000 до 4000, то придется выделить два основных сотрудника. Далее на каждые 3000 работников, подлежащих учету, нужно выделять еще по одному сотруднику. Если учет ведут два специалиста или более, нужно создать отдельное подразделение – военно-учетный стол.

Специалистом по учету военнообязанных может стать любой работник – какой-то особой подготовки для этого не требуется. Но в течение 1 года после назначения он должен пройти первичное обучение по воинскому учету, а далее – повышать квалификацию 1 раз в 3 года или чаще.

Ответственному за ведение учета нужно предоставить отдельное помещение и металлические шкафы. В них он будет хранить документы и картотеку военнообязанных лиц.

Важно! Отсутствие ответственного за учет на работе не допускается. На время отпуска, болезни, командировки его должен замещать другой сотрудник. Если ответственный планирует увольнение, это нужно согласовать в комиссариате.

Шаг 2. Подготовка проекта приказа о ведении учета

Необходимо издать приказ об организации воинского учета. Есть стандартная форма – она содержится в Приложении № 4 к Рекомендациям.

Сначала составляют проект приказа. В него включают ответственное за учет лицо, а также тех, кто будет его замещать. Проект нужно будет согласовать с военным комиссариатом.

Примечание. Военкомат может потребовать переиздания такого приказа ежегодно.

Шаг 3. Подготовка Плана

Теперь нужно разработать план, в соответствии с которым будет вестись учет и подаваться отчетность в военкомат (далее – План). Он составляется по форме из Приложения № 17 к Рекомендациям.

План содержит учетные мероприятия, которые следует выполнить в течение года. Все они уже прописаны в форме, но нужно указать ответственного за выполнение каждого пункта работника. План также требует согласования с военкоматом.

Шаг 4. Составление прочих документов

Что еще нужно оформить или скорректировать:

• прописать в трудовом договоре и должностной инструкции ответственного работника его новые обязанности по ведению воинского учета;
• добавить новую должность в штатное расписание;
• утвердить форму акта приема-передачи документов по воинскому учету.

Примечание. В случае ухода ответственного за учет на больничный или в отпуск руководитель должен издать приказ о временном возложении обязанностей на заместителя. Документы будут передаваться ему по акту – для этого и нужно утвердить его форму.

Шаг 5. Посещение военкомата

Пришла пора посетить военный комиссариат своего района, а если в населенном пункте его нет – орган местного самоуправления. С собой нужно взять проект приказа и План для согласования.

После согласования и подписания приказа руководителем его копию следует отправить в военный комиссариат.

Итак, теперь в военкомате знают о существовании организации и о том, что в ней есть подлежащие воинскому учету граждане.

Примечание. Если компания существует давно, но ранее не выполняла свои обязанности как работодатель, ей также нужно пройти все описанные шаги. Нельзя исключить, что за прежние нарушения руководителю выпишут штраф. Но рано или поздно начинать учет все равно придется. И чем дальше тянуть, тем больше может быть общая сумма штрафа по совокупности различных нарушений. Особенно с учетом того, что срок давности по ним теперь составляет 3 года.

Как вести учет

Закон требует вести воинский учет каждого военнообязанного сотрудника на протяжении всего периода работы – от приема до увольнения. Разберемся, что нужно в связи с этим делать.

Примечание. Если вы ранее отладили ведение воинского учета в своей организации, удостоверьтесь, что все делаете правильно. В 2022 году были введены некоторые изменения в части документов, которые оформляет работодатель. О них мы расскажем чуть ниже.

Ознакомление с документами гражданина

При приеме на работу у потенциально военнообязанного следует запросить документы воинского учета. Это может быть:

• Военный билет.
• Удостоверение гражданина, поступающего на военную службу (для призывников).
• Временное удостоверение, выданное взамен военного билета.
• Справка взамен военного билета по форме 1/У.
• Персональная электронная карта.

Эти документы перечислены в Инструкции, а их формы приведены в приложениях к ней.

Работодатель должен убедиться в том, что:

• воинские документы есть, и они подлинные;
• данные в них соответствуют отметке в паспорте на странице 13 (штамп о воинском учете с указанием комиссариата и даты, когда сделана эта запись);
• в военных документах гражданина есть отметка о его постановке на учет по месту жительства.

Если сотрудник военнообязанный, а документов не представил, работодатель должен сообщить об этом в военкомат. Гражданину нужно вручить направление для постановки на учет (рекомендована форма из Приложения № 3 приказа Минобороны № 366, МВД РФ № 789, ФМС РФ № 197 от 10.09.2007). Также в комиссариат нужно сообщить при выявлении любых других нарушений.

Заполнение карточки по форме № 10

Как мы уже упоминали, в правилах воинского учета появились важные изменения. На каждого военнообязанного работника с 8 января нужно вести карточку гражданина, подлежащего воинскому учету, по форме № 10 из Приложения № 22 к Инструкции. Раньше вместо этого использовалась карточка Т-2.

С формой № 10 связано и другое изменение – подписывать ее может только ответственный за учет. Ранее карточку работника подписывал специалист кадровой службы.

В карточке по форме № 10 несколько разделов:

• В «шапке» указывается наименование организации. Позже здесь будут сделаны пометки о сверке с документами воинского учета и с военкоматом – когда такие сверки будут проведены. Нужно будет внести дату, инициалы, фамилию и подпись ответственного работника. На момент формирования документа эти поля остаются пустыми.
• Раздел 1. Общая информация о гражданине. Помимо ФИО, даты и места рождения, здесь указывается информация об образовании, профессии, семейном положении, составе семьи, знании иностранных языков, данные паспорта и водительского удостоверения, а также адрес и телефон.
• Раздел 2. Сведения о воинском учете. Указывается категория запаса, звание, профиль, ВУС, категория годности, наименование комиссариата, в котором работник состоит на учете, вид учета (общий, специальный), реквизиты воинского документа.
• Раздел 3. Дополнительные сведения. Например, информация о прохождении военных сборов.
• Раздел 4. Сведения о приеме и увольнении. Указываются реквизиты приказа о приеме / увольнении / переводе, должность, военкомат, куда переданы сведения о кадровом перемещении, а также дата и номер документа, содержащего такие сведения.

Обратите внимание! Карточку можно вести сразу на бумаге или сформировать на компьютере и распечатать. Данные, которые могут меняться, указывают карандашом. Если документ формируется в электронном виде, их вносят только после распечатки. Это сведения о сверке, о семейном положении, об адресе и телефоне и некоторые другие.

Карточки должны храниться в картотеке. В соответствии с Инструкцией, она должна подразделяться на 4 раздела: офицеры, солдаты (матросы, сержанты и прочие первичные звания), женщины с ВУС, призывники. Внутри раздела карточки размещаются в алфавитном порядке.

Ведение учета в течение года

Воинский учет в организации – это не только заполнение карточек. У работодателя есть и другие обязанности. По отношению к сотрудникам он должен:

• разъяснять, какие действия нужно предпринять для выполнения воинских обязанностей;
• информировать об ответственности за отказ от их исполнения;
• уведомлять о повестках, поступивших на адрес организации;
• выдавать сведения о постановке на воинский учет по месту пребывания;
• снимать сотрудника с воинского учета, если он достиг предельного возраста или был признан негодным к службе, а также когда он уволился.

При определенных обстоятельствах организация должна уведомлять военный комиссариат, а именно:

• при обнаружении в воинских документах исправлений, неточностей, поддельных записей, неполного количества листов;
• при неисполнении гражданами обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации;
• при принятии на работу или увольнении гражданина, состоящего на учете – в течение двух недель;
• при поступлении из военкомата запроса данных о работниках, состоящих на учете и тех, кто на нем не состоит, хотя должен – в течение двух недель;
• при изменении семейного положения, места жительства (пребывания), состояния здоровья, образования, должности либо структурного подразделения – в течение двух недель.

Обратите внимание! Все основные задачи и обязанности организации прописаны в Плане учета. Его нужно исполнять и по мере проведения мероприятий делать в нем отметки.

Отчетность и предоставление сведений

Подавать в военкомат документы придется не только при постановке на учет, но и в процессе его ведения:

1. Ежегодно нужно обновлять уже знакомый План учетных мероприятий. Разработать и согласовать План на следующий год нужно до 31 декабря года текущего.
2. Также раз в год, обычно ближе к его окончанию, в военкомат следует направить карточку организации по форме № 18 (Письмо Министерства культуры РФ от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА).
3. Если военкомат требует ежегодно обновлять приказ о ведении воинского учета, его проект надо приложить к Плану и форме № 18.
4. Если среди работников есть молодые люди, которым в следующем году исполнится 17 лет, до 1 ноября необходимо направлять в военкомат их списки. Они подлежат первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. Форма отчета есть в Приложении № 6 к Положению. К нему прилагается анкета на каждого такого сотрудника по форме из Приложения № 7.
5. Раз в год подается список лиц мужского пола 15- и 16-летнего возраста (если вдруг такие в организации есть). Форма отчета приведена в Приложении № 11 к Рекомендациям. К списку прикладываются анкеты, о которых сказано выше (пункт 4).
6. Каждый год с военкоматом необходимо сверять данные по учету военнообязанных. Дата, до которой нужно представить документы для сверки, назначается военкоматом и отражается в Плане. После проведения сверки в шапках карточек граждан, подлежащих учету (форма № 10), об этом делается отметка.

Ответственность

За неведение воинского учета в организации и нарушение его порядка на руководителя или ответственное лицо налагаются штрафы. Мы собрали их в Таблице.

Примечание. В 2020 году суммы штрафов за указанные правонарушения были увеличены в 10 раз. Кроме того, срок, в течение которого нарушитель может быть привлечен к ответственности, продлен с двух месяцев до трех лет.

Таблица. Штрафы за нарушение воинского учета в организации

Нарушение	Размер штрафа (в рублях)	Статья КоАП
Организация не представила в установленный срок список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет	1-3 тыс.	21,1
Организация не оповестила работника о вызове по повестке	1-3 тыс.	21,2
Организация не обеспечила работнику возможность своевременно явиться в военкомат по вызову
Организация не сообщила в военкомат сведения о принятии на работу / увольнении гражданина, состоящего (или обязанного состоять) на воинском учете	1-5 тыс.	21.4, ч. 3

Согласно исследованию юридической фирмы BLS, учет военнообязанных ведут лишь 20% компаний. Многие пренебрегают этой обязанностью, ведь штрафы за неведение воинского учета не так велики, а дополнительной работы много. К тому же военные комиссариаты до настоящего времени не слишком часто устраивали работодателям проверки.

Сотрудники зачастую также не спешат исполнять требование о предоставлении документов воинского учета. И хотя для работодателя это может повлечь негативные последствия, повлиять на поведение работника он не может. Например, нельзя отказать в приеме на работу человеку на основании того, что он не предоставил воинские документы.

Все это в совокупности привело к тому, что многие работодатели попросту игнорируют учет военнообязанных граждан. Однако в условиях частичной мобилизации организация воинского учета и его предназначение стало актуальной темой. Весьма вероятно, что ведение компанией учета военнообязанных сотрудников впредь будет контролироваться гораздо строже.