Что делать с онлайн-кассой при закрытии ИП

В период с 2017 по 2021 год в нормы законодательства, регулирующие применение контрольно-кассовой техники, были внесены серьезные изменения. Их называют кассовой реформой. Теперь почти все субъекты бизнеса, которые ведут расчеты с физическими лицами, обязаны применять онлайн-кассы. Исключение сделано только для самозанятых, ИП на некоторых патентах, а также для любых субъектов при осуществлении отдельных видов деятельности.

Изменились и правила регистрации ККТ в ФНС. В этой статье пойдет речь о том, как поступить с кассовой техникой, если деятельность предпринимателя прекращается.

Кто снимает ККТ с учета

Законодательством предусмотрены два варианта снятия кассовой техники с учета – это делает сам пользователь либо ФНС. Причем это не вопрос выбора – существуют определенные основания как для того, так и для иного способа.

Так, пользователь ККТ должен сам снять аппарат с учета в случаях, если он:

• вышел из строя;
• был украден или утерян;
• передается другой организации или предпринимателю;
• больше не применяется в работе.

Обязанность автоматически снять с учета кассовый аппарат возложена на ФНС, если:

• пользователь исключен из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• выяснилось, что ККТ не соответствует требованиям закона;
• кончился срок действия фискального накопителя, а новый поставлен не был.

Теперь разберемся подробнее со снятием с учета ККТ при закрытии ИП.

ИП закрывается – что с кассой

Если ИП решил прекратить деятельность, перед ним становится вопрос – что делать с онлайн-кассой?

Выше отмечалось, что одно из оснований для снятия ККТ с учета налоговым органом – исключение ИП из ЕГРИП. И это как раз наш случай.

Еще в 2018 году в закон о ККТ 54-ФЗ были внесены поправки, которые упростили решение этого вопроса. Согласно пункту 18 статьи 4.2 этого закона, у налоговых органов появилось право снимать кассовую технику с учета в беззаявительном порядке, если в ЕГРЮЛ или ЕГРИП внесена запись о ликвидации компании / снятии с учета ИП.

Иначе говоря, снятие с учета ККТ при прекращении деятельности ИП законом не предусмотрено. Это значит, что не нужно писать в ФНС заявление. Когда в ЕГРИП попадет информация о том, что человек перестал осуществлять предпринимательскую деятельность, ФНС самостоятельно снимет кассу с учета.

Но важно знать, как правильно «закрыть» кассу при снятии ИП с учета. Речь идет о закрытии фискального накопителя (ФН) и формировании специального отчета.

Таким образом, алгоритм закрытия ИП с кассой таков:

1. Принятие решения о «закрытии» ИП.
2. Формирование заявления на снятие ИП с учета по форме Р26001.
3. Уплата госпошлины в сумме 160 рублей. Квитанцию нужно сохранить в оригинале. Госпошлину не платят, если подают заявление онлайн с КЭП.
4. Представление документов в ФНС.
5. Формирование отчета о закрытии фискального накопителя.

Через 5 рабочих дней ИП будет «закрыто», а кассовая техника автоматически снята с учета.

Как закрыть фискальный накопитель

Самый важный элемент кассы – фискальный накопитель. Это мозг ККТ. На нем содержится вся фискальная информация, которая передается в ФНС. И как мы упомянули выше, при окончании деятельности ИП накопитель нужно закрыть. После этого ККТ сформирует отчет о закрытии ФН, который необходимо направить в ФНС.

Порядок действия при закрытии накопителя зависит от модели кассового аппарата, поэтому рекомендуем обратиться к его инструкции. Но общий алгоритм такой:

1. Убедиться, что ККТ подключена к интернету и к ОФД.
2. Убедиться, что последняя смена закрыта.
3. Убедиться, что в ФН не осталось не переданных в ФНС документов. Посмотреть это можно, например, в отчете о закрытии смены или если сделать тест связи с ОФД. Показатель «Количество непереданных ФД» должен быть «0».
4. В меню ККТ найти пункт «Закрыть ФН», «Закрытие архива», «Закрыть фискальный режим» или с аналогичным названием (ищите в инструкции к своему аппарату).
5. ККТ напечатает чек — отчет о закрытии ФН. Нужно убедиться, что он передан в ФНС (п. 3).

Если не сделать отчет о закрытии старого ФН, могут быть негативные последствия. Например, если человек вновь захочет открыть бизнес сам или передаст онлайн-кассу кому-то другому, с повторным ее использованием возникнут сложности. дело в том, что ее не получится зарегистрировать в ФНС, пока не будет направлен отчет о закрытии старого ФН.

Касса закрыта — что дальше?

Законодательство требует обеспечить сохранность фискального накопителя в течение 5 лет после окончания использования. Об этом сказано в пункте 2 статьи 5 закона 54-ФЗ.

Таким образом, бывшему ИП следует извлечь из онлайн-кассы накопитель и хранить его 5 лет. Данные с него могут понадобится для последующих проверок. Как известно, все сведения о расчетах на ККТ поступают в распоряжение налоговой службы непосредственно в момент проведения операции. Однако накопитель является первоисточником и резервным хранилищем этой информации. И если налоговая не обнаружит у себя какие-то необходимы фискальные данные за последние 5 лет, она может запросить ФН у бывшего ИП.

Следующий вопрос: что делать с кассовым аппаратом дальше? После прекращения деятельности ИП можно продать или передать ККТ другому владельцу. Тот должен будет вставить новый ФН и зарегистрировать аппарат в ФНС. Перед передачей кассы другому лицу рекомендуется сбросить все настройки до заводских.

Если ИП до закрытия передает кассовый аппарат другому лицу для использования в работе, его нужно снять с учета самостоятельно, предварительно закрыв ФН. В таком случае заявление о снятии кассы с учета нужно подать в течение одного рабочего дня с момента передачи ККТ.

Если ККТ работает в автономном режиме

Если предприниматель работает в деревне, поселке или иной местности (с населением не более 10 тыс. человек), отдаленной от сетей связи, он может использовать ККТ в автономном режиме. Список таких населенных пунктов утверждает региональная власть и публикует на своем сайте.

Суть автономного режима в том, что аппарат записывает все операции на фискальный накопитель, но не передает их в налоговую службу, так как не подключен к интернету. Как закрыть ИП с автономной кассой? Когда фискальный накопитель будет закрыт, данные с него следует передать в ФНС. Это может быть сделано несколькими способами:

• физически передать ФН в инспекцию. Данные считают, подключив накопитель к компьютеру, а его затем вернут;
• считать данные в центре технического обслуживания, записать на цифровой носитель и направить их через сайт ФНС в электронном виде.

Снятие с учета в других случаях

Кратко рассмотрим, как снять с учета онлайн-кассу в других случаях. Если ИП продолжает деятельность, но решил поменять аппарат на более подходящий или перестал работать с физическими лицами, то он должен разобраться с кассой самостоятельно. Для этого следует:

1. Сформировать на кассе отчет о закрытии фискального накопителя.
2. Заполнить заявление по форме КНД 1110062. В нем указывается ФИО предпринимателя и его ИНН, модель ККТ, ее заводской номер, основание для снятия с учета, а также данные из отчета о закрытии ФН: его номер, время и фискальный признак документа.
3. Передать все это в ФНС самостоятельно, с представителем или через личный кабинет налогоплательщика.

А как снять с учета онлайн-кассу, если нельзя распечатать отчет о закрытии фискального накопителя (аппарат неисправен или утрачен)? В таких случаях снять кассовую технику с учета можно только в налоговой инспекции.

Итак, мы рассмотрели вопрос о том, что надо делать с онлайн-кассой при закрытии ИП. В общем случае достаточно корректно завершить работу на аппарате, удостовериться, что вся фискальная информация передана в налоговую службу и закрыть архив ФН. После этого можно подавать заявление на снятие ИП с регистрации в общем порядке. Если же ККТ используется автономно, придется дополнительно передать в налоговую инспекцию сведения с ФН. И не забудьте, что фискальный накопитель нужно хранить в течение 5 лет.