Способы оформления сотрудников на работу в 2025 году

Главная цель любого бизнеса – это получение максимально возможной прибыли. Конечно, добиться этой цели можно и в одиночку, но согласитесь, что ресурсы одного человека ограничены. Как минимум, количеством часов в сутках.

Если же говорить о необходимых компетенциях или навыках, то у предпринимателя их может вовсе и не быть. Задача бизнесмена – организовать общий процесс, где под его руководством будут работать другие люди.

Это не обязательно должны быть постоянные сотрудники, ведь исполнителей можно привлекать временно, на какие-то объемы работ. Но здесь надо учитывать, что закон защищает права работников, и отношения с ними надо правильно оформлять.

Давайте разберемся, как принять сотрудника на работу, и какие бывают варианты его оформления.

Работник или исполнитель

Сначала надо понять разницу между этими двумя понятиями:

• работник – это только человек, принятый по трудовому договору, на которого распространяется максимум прав;
• исполнитель – лицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера, и его права, по сравнению с наемными работниками, существенно ограничены.

Как раз с исполнителями и возникает больше всего вопросов. Дело в том, что исполнителями по гражданско-правовому договору могут быть:

• обычные физические лица;
• самозанятые;
• индивидуальные предприниматели.

Заказчик, который заключает договор с исполнителем, должен знать его статус, потому что от этого зависит необходимость платить страховые взносы и удерживать НДФЛ. Но с этим мы разберемся дальше, а пока о том, в каких случаях заключается трудовой договор, а в каких – гражданско-правовой.

Разница между трудовым и гражданско-правовым договором

Разницу между этими типами договоров надо понимать, потому что за подмену реальных трудовых отношений гражданско-правовыми существует специальная санкция в КоАП РФ.

Штраф для работодателя (или заказчика) по статье 5.27 составляет:

• на индивидуальных предпринимателей – от 5 до 10 тысяч рублей;
• на должностные лица ООО – от 10 до 20 тысяч рублей;
• на организации – от 50 до 100 тысяч рублей.

Основные отличия договоров с работниками и исполнителями мы собрали в таблицу.

Трудовые договоры	Гражданско-правовые договоры
Предмет договора – выполнение определенной трудовой функции под контролем работодателя. Работник обязан подчиняться установленным внутренним правилам, например, находиться на рабочем месте оговоренное время.	Предмет договора – выполнение какого-то измеримого объема работ (услуг), который принимается по акту. Исполнитель действует независимо от заказчика, но обязан отвечать за качество работ и сроки их сдачи.
По умолчанию договор является бессрочным. Указывать срок можно только в случаях, оговоренных законом.	Заключается на какой-то срок для выполнения определенного объема работ.
Работодатель обязан создать безопасное рабочее место и обеспечить всё необходимое для выполнение трудовой функции.	Заказчик не обязан обеспечивать исполнителя оборудованием, инструментами, материалами.
Заработная плата должна перечисляться не реже двух раз в месяц.	Оплата работ или услуг производится по факту их принятия (но можно предусмотреть аванс). Заказчик вправе отказаться от оплаты, если результат его не устроит.
Работодатель обязан обеспечить работнику оплачиваемый отпуск, больничный, декретные выплаты, пособие при увольнении (в некоторых случаях). За работника перечисляют взносы на его пенсионное, медицинское, социальное страхование, а также на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.	У исполнителя нет права на отпуск, больничный и др. социальные гарантии. Взносы перечисляются лишь на пенсионное и медицинское страхование, и только если исполнитель является обычным физическим лицом (не ИП или самозанятым).

Надзорные органы считают, что работодатели заинтересованы заключать именно гражданско-правовые договоры, потому что трудовые отношения возлагают на них больше обязанностей.

Но это возможно далеко не всегда, потому что многие трудовые функции тесно включены в производственный процесс. Например, работник на конвейере должен постоянно находиться под непосредственным контролем своего руководителя. Поэтому, если вы понимаете, что человек вам нужен постоянно, и его деятельность нельзя свести к выполнению какого-то объема работ, то надо заключать трудовой договор.

Как оформить работника по трудовому договору

Порядок оформления при устройстве на работу предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Работодатель должен заключить с каждым работником индивидуальный трудовой договор.

Обязательные условия такого договора перечислены в статье 57 ТК РФ. Работодатели, которые относятся к микропредприятиям (численность до 15 человек), могут заключать типовой договор. Его форма утверждена постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В шаблоне договора есть пустые поля для внесения данных работодателя и работника.

При заключении типового договора нет необходимости отдельно оформлять локальные трудовые документы, такие как положение о порядке обработки персональных данных работника и др. Обязательные нормы уже включены в текст.

Скачать форму типового трудового договора для микропредприятий

Теперь кратко опишем порядок оформления официальных трудовых отношений. Заявление при устройстве на работу обязательно только для государственных и муниципальных служащих. Но для контроля в кадровых документах можно предложить работнику написать его в свободной форме – на имя работодателя, с указанием должности.

Должен ли работник сообщать о состоянии своего здоровья? В статье 213 ТК РФ указаны категории работников, которые при приеме на работу обязаны пройти медосмотр. Это работники организаций пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также связанных с движением транспорта. Кроме того, независимо от должности, проходить медосмотр должны работники в возрасте до 18 лет.

Оформление сотрудника в штат происходит на основании документов, перечисленных в статье 65 ТК РФ. Среди них паспорт, СНИЛС, документ об образовании, трудовая книжка.

После ознакомления и подписания трудового договора один экземпляр передается работнику, второй хранится у работодателя. Чтобы окончательно оформить сотрудника, надо подготовить приказ о приеме на работу по форме № Т-1 и внести запись в его трудовую книжку.

Как заключить гражданско-правовой договор с исполнителем

Теперь о том, как происходит заключение гражданско-правового договора с исполнителем. В данном случае стороны должны ориентироваться на нормы ГК РФ, регулирующие выполнение работ (глава 37) и оказание услуг (глава 39).

В договоре надо четко прописать, какие услуги или работы поручаются исполнителю, в какие сроки они должны быть выполнены, по какой стоимости. Результат деятельности принимается по акту. В штат исполнителя не берут и запись в трудовую книжку не заносят.

Перед тем, как оформить гражданско-правовой договор, надо выяснить статус исполнителя. Если он является зарегистрированным самозанятым или индивидуальным предпринимателем, заказчику не придется платить за него страховые взносы и удерживать НДФЛ с вознаграждения.

То есть при прочих равных данных (стоимость услуг/работ, качество выполнения, хорошая репутация и т.д.) работать с таким исполнителем выгоднее, чем с обычным физическим лицом.

Но привлечение самозанятого ограничено одним условием – нельзя в этом статусе оформить сотрудника, который уже работал у конкретного работодателя менее двух лет назад. То есть не получится в целях экономии уволить наемного работника и потом заказывать у него услуги, как у самозанятого.

Выводы

Подведем итоги в вопросах оформления кадров. Привлекать сотрудников можно на основании трудового или гражданско-правового договора. В большинстве случаев человека оформляют в штат, как наемного работника, хотя работодателю это обходится дороже. Договоры ГПХ заключают, когда для этого есть критерии, которые мы уже описали.

Необходимо учитывать, что оформление отношений с работниками и исполнителями находится на контроле ФНС, внебюджетных фондов, государственной трудовой инспекции, службы занятости и других органов. И если работодатель нарушает установленные нормы, он будет привлечен к административной и налоговой ответственности.