На сколько детально должна составляться опись документов, подлежащих уничтожению?

Question

На сколько детально должна составляться опись документов, подлежащих уничтожению?

21 января 2017 #Закрытие бизнеса

Мария

Добрый день!

Скажите, пожалуйста, каким образом (на сколько детально) должна составляться опись документов, подлежащих уничтожению по решению общества, в случае не сдачи их в архив? Можно ли, к примеру, уничтожать договоры, которым меньше 2х лет? Какую ответственность несет ликвидатор за не составление архива?

Если вдруг при составлении архива ликвидатор обнаруживает, к примеру, что по каким-то договорам отсутствуют закрывающие акты, обязан ли ликвидатор заниматься их восстановлением или он просто составляет опись документов, существующих на момент ликвидации, а в случае последующего запроса от сторонних организаций каких-либо документов и их отсутствия, ответственность будет нести уже директор, действующий на тот момент, к которому относятся запрашиваемые документы?

Решение вопроса

Answer 1 · 2017-01-24 14:19:57

Мария, добрый день!
Уничтожить можно только те документы, срок хранения которых истек. При этом составляется акт об уничтожении, с той степенью детальности, которая позволяет четко идентифицировать какие именно документы были уничтожены. Остальные документы сдаются на хранение в государственный/муниципальный архив. Перечень типовых документов с указанием срока хранения указан в Приказе Министерства Культуры №558 от 25.08.2010.
Ответственность за несоблюдение установленных требований несет ликвидационная комиссия/ликвидатор или учредители (ст.13.20 КоАП, п.2 ст.13.25 КоАП, п.1 ст.325 УК РФ). Степень ответственности каждого из них определяется индивидуально.
Ликвидатор составляет опись тех документов, которые существуют на момент ликвидации.
В дальнейшем, бывшие сотрудники, контрагенты, могут обратиться к участникам ликвидированного ООО, директору, ликвидатору, они в свою очередь переадресуют их в соответствующий архив.