Электронная доверенность для налоговой

В налоговых правоотношениях организацию представляет ее руководитель, а ИП действует самостоятельно от своего имени. При этом директор ООО или индивидуальный предприниматель могут выдать доверенность своему представителю на определенные действия.

Часто доверенность требуется для сдачи отчетов в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и другие государственные органы. Оформление этого документа регулируется статьей 80 НК РФ, и с 1 июля 2021 года вступили в силу внесенные в нее изменения. Теперь доверенность для ИФНС может быть не только бумажной, но и электронной.

В каких случаях нужна электронная доверенность

Электронный документооборот прочно вошел в жизнь бизнеса, тем более, что с 2021 года организации могут сдавать годовую бухгалтерскую отчетность только онлайн. Кроме того, нельзя отчитаться на бумаге по НДС, а также по некоторым формам за работников, если их численность превысила установленный лимит.

Тем не менее, некоторые индивидуальные предприниматели все еще могут сдавать бумажные декларации, поэтому продолжают работать без применения ЭЦП (электронной цифровой подписи). Если они поручают сдавать отчетность своим представителям, то и доверенность на эти действия тоже будет бумажной.

С 1 июля 2021 года индивидуальные предприниматели и руководители организаций могут получить бесплатную ЭЦП для себя в налоговой инспекции. А подписи для доверенных лиц надо оформлять за свой счет в удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию.

Причем ЭЦП для работников и представителей больше не будут включать в себя информацию об организации или ИП, которых они представляют. Поэтому и отчетность без электронной доверенности у них не примут.

Таким образом, электронная доверенность нужна, если организация или ИП отчитывается через представителя по интернету. При сдаче бумажной отчетности такой необходимости нет.

Как оформить электронную доверенность

Формат и порядок направления электронной доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика, утвержден приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Давайте ознакомимся с ним подробнее. Вот какие сведения должны входить в файл обмена, если формат доверенности – электронный.

• Код формы по КНД.
• Номер налоговой инспекции, куда подается доверенность. Это должна быть та ИФНС, где доверитель стоит на налоговом учете: по месту жительства ИП или по юридическому адресу ООО.
• Данные доверенности: номер и дата выдачи, срок ее действия, коды ИФНС, в которых она может быть принята. Дело в том, что в соответствии с приказом, налогоплательщик вправе указать коды одной или нескольких инспекций, в которых действует доверенность. Если же коды не вписать, то она будет приниматься в любой ИФНС.
• Сведения об организации или ИП, которые выдали доверенность. Юридические лица указывают свой адрес, коды ИНН/КПП и ОГРН, юридический адрес, данные руководителя. Индивидуальные предприниматели сообщают свои паспортные данные, коды ИНН и ОГРНИП, СНИЛС.
• Данные представителя и его полномочия. Доверенным лицом может быть другая организация (например, аутсорсинговая бухгалтерская компания), индивидуальный предприниматель или обычное физлицо.

Обратите внимание: электронная доверенность должна быть направлена в ИФНС заранее, до сдачи отчетности. Сделать это может как доверитель, так и его представитель.

Документ на представителя передается по ТКС в порядке, предусмотренном приказом ФНС России от 16.07.2020 NЕД-7-2/448@. Проще всего сделать это через специализированные компании, которые организуют электронный документооборот. При необходимости они помогут справиться с возможными трудностями при отправке доверенности и отчетности.